| |
VB
Serviços moderniza seu parque de impressão
e reduz seus custos em 30% com outsourcing
A VB Serviços utilizava impressoras matriciais que, devido ao desgaste, demandavam contínua manutenção externa e substituição de peças, o que interferia na operação e colocava em risco a qualidade do serviço por ela prestado. Devido aos problemas com impressões pendentes, constantemente funcionários precisavam fazer horas-extras, aumentando o custo da operação e comprometendo prazos de entrega. "Apenas nos últimos dez dias do mês, processamos mais de 360 mil páginas na unidade operacional de São Paulo. No total, são mais de 600 mil páginas por mês e nosso objetivo ao terceirizar a impressão foi garantir que os documentos fossem impressos no prazo determinado independente de variações técnicas do parque", comenta André Martins, diretor executivo da VB Serviços.
Bom preço, referências de empresas líderes de mercado e um contrato que permitia ao cliente declinar em 90 dias caso o serviço não atendesse às expectativas foram os fatores citados pela VB para que a Tecnoset fosse a escolhida para o outsourcing de impressão. "Já tínhamos sido atendidos por eles quando substituímos nossa solução de antivírus e o atendimento foi bom", explica Martins.
A introdução do novo modelo deu-se por etapas. Começou com o projeto piloto na unidade operacional em setembro de 2004 - previsto para durar 90 dias, contemplava 3 equipamentos. "Após 45 dias, assinamos o contrato definitivo mediante aprovação de todos os envolvidos e atualmente esta unidade da VB opera com 7 equipamentos sendo 1 backup", diz o diretor. Motivados pelo êxito na unidade operacional, rapidamente foi solicitado à Tecnoset uma proposta para reestruturar a função de impressão da unidade administrativa. A quase totalidade das máquinas laser e jato de tinta existentes foi substituída por 10 novas impressoras T632, da Lexmark. Dessa forma, mais 260 mil páginas/mês foram adicionadas ao contrato inicial com o mesmo custo por página. Em um terceiro momento, a VB Serviços inseriu a filial do Rio de Janeiro ao contrato, com volume de 40 mil páginas/mês, usufruindo das mesmas condições negociadas anteriormente.
A VB optou por uma implantação modular, fora do período de pico e por alguns dias ainda deixou aos usuários a opção de imprimirem valendo-se da tecnologia antiga, garantindo assim uma transição suave e sem riscos ao negócio. "A maior dificuldade foi a adaptação ao conceito de ilha de impressão compartilhada, onde os usuários deixam de ter uma impressora local ao seu lado. Mas com uma boa divulgação expondo as diversas vantagens e com o forte apoio da Presidência do Grupo foram neutralizadas as naturais resistências", observa Martins. "Ao término de cada etapa da implantação, os departamentos ainda não cobertos pelo outsourcing pediam rapidez devido à propaganda positiva dos outros colegas."
Vários são os benefícios aferidos pela VB oriundos da mudança: satisfação dos usuários, velocidade e qualidade de impressão, disponibilidade, segurança, controles, racionalização de recursos, disciplina e mudança de comportamento. "Além disso tudo, financeiramente tivemos bons ganhos pois alcançamos uma redução na ordem de 30%. No caso da unidade operacional, a economia foi ainda maior pois os custos adicionais com horas-extras, transporte e alimentação foram eliminados. Na unidade administrativa, por sua vez, vale destacar que não nos preocupamos mais com compra de toners e cartuchos, manutenção, help-desk, estoque de suprimentos e, principalmente, renovação do nosso parque", afirma o executivo.
"Diante de todas as vantagens citadas, podemos dizer que estamos muito satisfeitos com a Tecnoset. O contrato oferece equipamentos de backup para cada planta, o tempo de atendimento estipulado no SLA é cumprido e o fornecedor atua de forma pró-ativa antecipando-se na manutenção preventiva e no fornecimento de suprimentos. Além disso, oferece software de controle por meio do qual faz métricas e capacity planning, garantindo um excelente desempenho dos equipamentos. Além do que, comercialmente é ágil e adaptou-se facilmente à cultura de nosso grupo, permitindo o crescimento do contrato", conclui André Martins.
Sobre a VB Serviços
Fundada há oito anos, a VB Serviços é líder na distribuição
de vales-transporte no Brasil. Com volume anual de
negócios da ordem de R$ 900 milhões estimados para
este ano, a companhia atende mais de 20 mil empresas e
distribui benefícios a mais de 600 mil trabalhadores em todo
o Brasil. A VB está entre as dez maiores empresas de B2B
que mais vendem. Por meio de seu portal de negócios
www.vb.com.br, são realizados 98% dos pedidos dos clientes.
Sobre a Tecnoset
A Tecnoset está no mercado desde 1991 no setor de
Tecnologia da Informação. Integra soluções nas áreas
de Impressão, Networking, Segurança Digital, Storage
e Backup atuando junto a empresas dos segmentos
Corporativo, SMB (Small and Medium Business) e
Governo com equipes distintas. Com mais de 100
profissionais em seu time, atende contratos de
abrangência nacional e, em 2003, alcançou faturamento
de US$ 10 milhões.
|
