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Os gastos figuram como uma das maiores preocupações dos gestores, afinal, a saúde financeira tem impacto global nos objetivos da empresa. O processo decisório precisa considerar a capacidade de rentabilidade e lucratividade do negócio e, para isso, a gestão de custos deve ser bem-sucedida.

A decisão de fazer um investimento, abrir uma nova unidade, aumentar o quadro de funcionários, ou até mesmo, lançar um novo produto, requer um estudo do cenário econômico e das oportunidades no mercado, considerando o equilíbrio entre a produtividade e os custos gerados.

O objetivo deste post é analisar como esses gastos afetam o crescimento da empresa e trazer dicas sobre como você pode fazer uma gestão de custos adequada para estimular e promover um desenvolvimento estruturado do negócio!

A importância de uma boa gestão de custos na organização

Ter o controle e uma visão abrangente do empreendimento possibilitará a qualquer gestor compreender melhor o negócio, o mercado e como esses dois universos se fundem para gerar excelentes resultados.

Independentemente do segmento, qualquer empresa está sujeita a ser afetada por questões internas ou externas que fogem, muitas vezes, do radar de quem está no comando. Por isso, é fundamental que a base financeira seja um ponto estável dentro do processo.

Sem uma gestão adequada dos custos será difícil e comprometedor analisar corretamente os gastos e, consequentemente, as possibilidades de investimentos — uma vez que não haverá embasamento numérico consistente para aproveitar as oportunidades que surgirem no caminho.

Elaborar um bom planejamento e acompanhar diariamente as atividades realizadas pelas equipes possibilita ter dados reais, que vão além do fluxo de caixa ou do sucesso de vendas.

Um desempenho bom ou ruim do negócio só pode ser identificado depois que todas as entradas e saídas forem computadas. Os custos estão entres os principais aspectos de observação para determinar se a margem de lucro corresponde às expectativas da empresa.

Como fazer uma gestão de custos adequada

O quanto a sua empresa precisa vender para cobrir todos gastos e gerar lucro? Sem contar com as informações sobre os custos dos produtos ou serviços, dificilmente, você chegará a uma resposta segura.

A gestão de custos exerce total influência na formação de preço, na criação de metas de vendas e na formulação de políticas de investimentos. Sem isso, há um risco eminente de a empresa apresentar resultados que sugerem lucro quando, na verdade, estão gerando prejuízos.

Para ter o controle da empresa nas mãos e evitar as surpresas desagradáveis que colocam o negócio em apuros financeiros, algumas medidas adotadas no dia a dia podem surtir um bom efeito. Tome nota!

Mapear todos os custos da empresa

Um bom gestor deve saber para onde está indo e de onde está vindo cada centavo que circula dentro da empresa. Para isso, não será necessário verificar conta por conta, mas ter um controle processual que permita analisar os saldos rotineiramente.

Todos os custos devem ser alocados corretamente a produtos, serviços, departamentos e projetos para que os gestores tenham elementos consistentes para avaliar onde a empresa está gerando lucro ou prejuízo. Dessa forma, será possível tomar providências cabíveis.

É fundamental identificar quais são as contas que podem passar por um processo de redução de custos sem afetar a eficiência da empresa. Em muitos casos, um filtro sobre as atividades, revela gastos desnecessários, além de improdutividade e retrabalho.

Utilizar sistemas de gestão financeira empresarial

Esse trabalho não precisa e não deve ser manual, sobretudo, para evitar erros de lançamentos ou de interpretação. Utilizar um sistema de gestão financeira vai possibilitar a centralização dos dados e informações produzidos em toda a empresa.

A transformação digital, cada dia mais, apresenta soluções e recursos para que as empresas otimizem seus processos e tomem decisões mais acertadas, com base em dados. Uma prova disso é que a cultura data-driven vem se tornando uma forte aliada dos empreendedores mais visionários.

Em um geral, os setores estão interligados pelas atividades de vendas e atendimento ao cliente, logo, as informações serão integradas em algum momento. Nada melhor que um sistema de gestão para registrar todas as movimentações e disponibilizar um resumo eficiente, que seja o norte da gestão.

Treinar os funcionários para registrar os gastos

Qualquer gasto é relevante para a análise e gestão de custos, contudo, nem todos os funcionários têm a percepção do nível de importância sobre o registro de todos os gastos efetuados pela empresa.

Das pequenas despesas aos grandes investimentos, os gastos representam muito e fazem total diferença para as metas de vendas. Muitos funcionários não têm a percepção, por exemplo, de que os custos com impressão podem ser altos se não houver um cuidado com a reprodução desnecessária de documentos.

Há um costume cultural corporativo de que os e-mails — com ou sem anexos — devem ser impressos para leitura e melhor compreensão. Esse é um comportamento que deve ser revisto dentro da empresa, priorizando apenas a impressão de documentos que exijam assinatura e arquivamento.

Já existem no mercado, equipamentos que realizam controle de impressão por usuários e permitem o armazenamento digital sem a necessidade de gerar gastos com papel e impressão. São facilidades a serem analisadas junto do custo-benefício que o uso de soluções inteligentes como essas podem trazer para a empresa.

Os funcionários devem ser treinados a ter um olhar de pertencimento sobre a empresa, ou seja, serem envolvidos para atuar como donos, sabendo que a economia pode ser uma estratégia inteligente para abrir possibilidades de benefícios a eles mesmos.

Com um olhar apurado sobre os custos e um acompanhamento sistemático das atividades operacionais, alguns deles, como manutenção de equipamentos e utilização serão mais fáceis de identificação.

Embora os custos sejam mais difíceis de se apurar sobre tudo o que está relacionado à produtividade, sustentabilidade e armazenamento, ainda assim, a gestão pode repensar suas estratégias.

Uma redefinição do core business, com terceirização, inclusive das atividades secundárias que demandam tempo dos profissionais estratégicos que poderiam ser mais bem aproveitados em atividades fim, pode ser uma boa decisão para aprimorar a gestão de custos.

As soluções de outsourcing de impressão e de BPO (gestão documental para RH) têm se mostrado excelentes aliadas da gestão de custos em diversas segmentações, como educação, varejo, logística, RH, fiscal, saúde, seguradora, concessionárias — todas, especialidade da Tecnoset que oferece um diferencial de serviços, focado no aumento da produtividade, redução de custos e crescimento do faturamento.

Se você gostou deste post e está em busca de soluções para auxiliar sua gestão de custos, que tal entrar em contato com a gente e conhecer nossos serviços e como podemos ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos de sucesso?

Como está a gestão financeira de sua empresa hoje? Um gerenciamento adequado pode auxiliar não apenas a organizar as contas internas, mas também a reduzir custos dentro da organização, um dos objetivos principais de qualquer gestor.

Conforme a complexidade do negócio aumenta, maiores são os desafios de administração. Já não é possível manter apenas uma pessoa na realização das atividades administrativas, e a formação de uma equipe especializada se torna uma necessidade.

Dentro desse contexto, separamos algumas dicas simples, porém valiosas, que podem ajudar você a obter o máximo de rendimento possível dentro de sua empresa. Leia o texto e confira!

A gestão financeira

Um dos setores que mais demandam atenção dentro de qualquer organização é o financeiro. É por meio dele que se gerem todos os recursos disponíveis — e estes, por sua vez, serão distribuídos aos demais setores. É dessa forma que o negócio pode se sustentar e crescer.

Chamamos de gestão financeira todos os procedimentos administrativos diretamente relacionados com o planejamento, a análise, a execução e o controle das atividades financeiras do negócio.

Seu objetivo é simples e direto: obter o máximo possível de lucro com a atividade da empresa, reduzindo ao máximo todos os custos de suas tarefas.

As principais dicas de gestão financeira

Vamos dar algumas dicas básicas de gestão financeira para auxiliar você na administração de sua empresa. Algumas pequenas mudanças na forma como você atua já fazem uma grande diferença em seu fluxo de caixa.

1. Separe o dinheiro particular do dinheiro da empresa

Um erro muito comum, principalmente em pequenos negócios, é quando o gestor confunde o dinheiro particular com o orçamento da empresa e pega valores que pertencem à organização para contas próprias.

Isso gera uma grande confusão patrimonial e prejudica diretamente a empresa, pois a gestão financeira vira um caos. A principal regra aqui é realizar uma distinção geral do que é da empresa e do que é do gestor. Dessa forma, não existe confusão.

2. Mantenha reservas separadas para diferentes setores

Separar e organizar as verbas destinadas para cada um dos setores também é outro ponto fundamental para uma boa gestão financeira. Um erro comum é manter um orçamento único, o que pode acabar criando um desequilíbrio entre as áreas da empresa.

Isso acontece pois alguns setores podem ter necessidades antes de outros e acabar consumindo mais do orçamento. Tal atitude se mostra um problema para as outras áreas, que ficam com limitações.

Cada um dos setores deve ter seu orçamento separado e com colaboradores responsáveis pelas suas verbas, gastos e investimentos. Dessa forma, temos uma distribuição muito mais justa, e o controle se torna mais eficaz.

3. Defina objetivos e metas junto dos gastos para alcançá-los

O planejamento é fundamental em qualquer área, principalmente quando falamos em gestão financeira. Definir uma estratégia de atuação nos garante uma visão melhor do setor, independentemente da situação, melhorando a produtividade do negócio.

É preciso definir metas e objetivos para a empresa e para acompanhar a evolução em direção a esses pontos, ou seja, indicadores que nos permitam ler os processos. Dessa forma, conseguimos estruturar da melhor forma as ações de curto e de longo prazo.

Objetivos e metas claros também facilitam na hora da tomada de decisão, nos permitindo fazer uma leitura mais clara de cada situação e buscar a direção correta.

4. Organize suas rotinas financeiras

É por meio da gestão financeira que podemos analisar o movimento financeiro de uma organização, realizando a administração de seu capital e patrimônio, além, é claro, de seu desempenho econômico periódico.

Desorganização leva à perda de documentos, de prazos e a outros problemas que prejudicam o seu negócio. A principal dica na hora de organizar suas rotinas administrativas é ter disciplina e criar procedimentos padrão, os quais vão guiar a atuação dos colaboradores e manter tudo sob controle.

5. Coordene as contas a pagar e a receber

Conforme o negócio cresce, o número de obrigações também cresce junto aos seus fornecedores. Ao mesmo tempo, também temos mais clientes que realizam pagamentos pelos produtos e pelos serviços.

É preciso coordenar muito bem as entradas e as saídas para evitar o pagamento de juros por conta de atrasos. Em um primeiro momento, esse custo pode não parecer tão alto, mas ao somarmos o total ao longo do ano, pode ser que sua empresa esteja perdendo muito dinheiro com isso.

6. Cuide dos processos fiscais

O processo tributário em nosso país é um tanto quanto confuso e isso não deve mudar em breve. O principal problema aqui é que a falta de pagamentos de tributos acaba gerando multas e outras sanções prejudiciais ao negócio.

O ideal é contar com um profissional contábil especializado em tributação que possa verificar quais são os impostos que devem ser recolhidos e fazer esse processo conforme exigido na legislação. Isso pode evitar muitas dores de cabeça.

7. Administre o fluxo de caixa corretamente

Um dos maiores desafios dentro da gestão financeira de qualquer organização é, com certeza, manter um fluxo de caixa organizado. É preciso calcular ganhos e estimar gastos com precisão para evitar qualquer tipo de problema.

A dica aqui é buscar apoio de um software de gestão financeira. Por meio de inteligência artificial e de várias funcionalidades, eles auxiliam você a entender corretamente seu fluxo de caixa e a gerir todas as entradas e as saídas.

O papel do outsourcing para conter gastos

Por fim, separamos uma dica fundamental para a gestão financeira de uma organização. O outsourcing de TI.

Buscar a parceria de uma empresa especializada em tecnologia da informação para a sua empresa pode trazer uma redução de custos significativa e melhorar a sua gestão financeira indiretamente.

Isso acontece pois já não é necessário realizar todo o gerenciamento da verba destinada à TI e provisionar dinheiro para investimentos em novas tecnologias, manutenções e outras atividades.

Tudo isso torna-se responsabilidade da empresa contratada, sendo necessário apenas realizar o pagamento mensal acordado no SLA, Acordo de Nível de Serviço. Ou seja, é possível obter muito mais qualidade, pagando menos e com maior organização.

Chegamos ao final deste post e esperamos que as dicas apresentadas aqui auxiliem você a melhorar a gestão financeira de sua empresa e a maximizar seus lucros, sempre com redução dos seus custos de operação.

Ficou interessado nas possibilidades do outsourcing de TI? Entre em contato com a Tecnoset e conheça mais de nossos serviços e o que eles podem fazer pela sua empresa!

Ter um empreendimento de sucesso e reconhecimento de mercado não é somente uma questão de status, mas também de sobrevivência e crescimento sólido do negócio e de todos os envolvidos, sejam clientes, sejam fornecedores, sejam funcionários.

Saber o caminho certo para aumentar a rentabilidade da empresa é fundamental para se destacar e chegar a um patamar de equilíbrio, o que proporciona inúmeros benefícios em meio a tanta competitividade.

Se você deseja alcançar esse cobiçado objetivo, confira, neste post, o que é rentabilidade e quais são as 5 dicas essenciais para tornar sua empresa mais rentável e trilhar um caminho de conquistas!

O conceito de rentabilidade

Antes de tudo, é importante salientar que a rentabilidade e a lucratividade são conceitos diferentes. Enquanto a lucratividade indica o quanto a empresa efetivamente ganhou em um período, a rentabilidade trata de dizer se o investimento realizado tem um potencial de retorno positivo e se a empresa está no caminho certo.

As 5 dicas essenciais para aumentar a rentabilidade da sua empresa!

Aumentar a rentabilidade de um negócio é o grande objetivo de todos os empreendedores — e não é uma tarefa fácil. Em um mercado competitivo, se destaca quem usa diferenciais estratégicos corretos que proporcionem uma melhoria contínua nos processos internos da empresa, assim transparecendo para os clientes.

É muito comum os gestores se depararem com um dilema: onde investir para aprimorar seus processos e assim chegar ao tão sonhado cenário de uma rentabilidade aumentada?

Para ajudar, trouxemos 5 dicas incríveis e estratégicas para você aplicar em seu negócio e chegar a um cenário positivo de rentabilidade com maior segurança!

1. Acompanhe o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é extremamente importante para a empresa e se você deseja aumentar a rentabilidade deve ficar atento e acompanhar de perto toda a movimentação financeira.

A gestão de entrada e de saída do dinheiro deve ser eficiente e muito bem executada, com o objetivo de eliminar desperdícios e fornecer dados relevantes ao responsável pelo controle financeiro, auxiliando a tomada de decisão.

2. Disponibilize ofertas e programas de fidelidade

Atrair os clientes é crucial para aumentar a rentabilidade e, para isso, é preciso oferecer bons preços e produtos de qualidade. As ofertas e o marketing são ferramentas úteis para atrair e reter clientes — periodicamente, divulgue ofertas para manter as pessoas perto do empreendimento.

Fidelizar um cliente traz muitos benefícios, pois, além da visita constante, ele faz um marketing positivo da empresa para amigos e familiares. Isso ajuda muito a melhorar a imagem do negócio.

Para tornar um cliente fiel ofereça a ele sempre um bom atendimento e um ambiente agradável, alinhado a processos sem burocracia.

3. Invista no pós-venda

O pós-venda é uma forma de demonstrar ao cliente que a empresa está preocupada com a sua satisfação em relação aos produtos ou serviços adquiridos por ele. Investir em um processo eficiente de pós-vendas é ideal para fidelizar o cliente e mantê-lo ativo.

4. Diminua o custo de manutenção do estabelecimento ou da aquisição do estoque

Invista em um estoque enxuto — considerando as vendas realizadas — e também em manutenções preventivas para evitar gastos não previstos com a correção de equipamentos e estruturas.

5. Reduza custos e invista em processos que aumentem a produtividade da equipe

Os processos internos também merecem toda a atenção e precisam ser geridos com eficiência para reduzir ao máximo os custos desnecessários. Para focar no core business, considere adotar soluções de BPO — gestão documental padronizada, armazenamento digital, redução de gastos com impressão, eficiência e rapidez na busca por informações.

É essencial investir em soluções que aumentem a produtividade da equipe, logo, um bom planejamento vai ajudar a gestão a definir o core business e o foco de atuação para organizar melhor os objetivos e metas, o que certamente contribuirá para aumentar a rentabilidade.

Se você gostou deste post e das nossas dicas para aumentar a rentabilidade e a produtividade da equipe, que tal assinar a nossa newsletter e receber direto na sua caixa de entrada mais conteúdos sobre gestão e melhoria dos processos?

Como estimular a produtividade da equipe de TI? A transformação digital fez com que a tecnologia tomasse um papel estratégico para os negócios de todo o planeta. Afinal, com o uso das soluções digitais, empresas podem cortar gastos, melhorar o seu nível de foco nas demandas dos clientes e serem mais inovadoras.

Mas isso somente é possível se o time de TI tem um foco contínuo nas demandas dos profissionais. Afinal, se a equipe não consegue fazer bom uso das aplicações, as chances de ocorrerem problemas são altas. Portanto, o gestor deve estar sempre preparado para estimular a produtividade da área.

Quer saber como isso pode ser feito? Então, veja a seguir algumas dicas para aumentar a produtividade em TI!

Melhorar a comunicação

Um time de TI que não se comunica corretamente pode ter grandes problemas de produtividade. Os profissionais praticarão mais erros ao identificar as demandas existentes. Além disso, ficará mais difícil montar um bom planejamento para todos.

Por isso, a comunicação deve ser sempre moldada para maximizar a capacidade de cada pessoa trocar dados quando necessário. Os times, em outras palavras, precisam trabalhar de maneira colaborativa. Isso torna todo o fluxo operacional mais fluido e com mais espaço para a inovação.

Ter metas claras

O planejamento deve estar sempre focado em entregar os melhores resultados. Isso somente é factível quando há um conjunto de metas claras para todo o grupo. Pois, caso contrário, os profissionais não saberão como priorizar tarefas e em qual ordem cada demanda deve ser atendida.

Por isso, elabore um conjunto de metas claras para cada time. Também mantenha um esquema de divisão de tarefas que seja feito considerando o perfil das equipes. Desse modo, você evitará atrasos e erros frequentes.

Formar equipes multidisciplinares

Um dos meios de estimular ganhos de produtividade da equipe de TI é mantendo uma equipe multidisciplinar. Isso estimula as pessoas a trocarem experiências e saberes. Assim, a busca por novas soluções não somente é feita com mais agilidade, mas também de modo mais inovador.

Uma vez que isso passa a ocorrer, as equipes conseguem entregar resultados muito melhores. Portanto, faça um planejamento para garantir que as equipes possam sempre trabalhar juntas. Comece por projetos pequenos, amplie o escopo rapidamente e sempre focando em feedbacks para reduzir riscos e corrigir erros.

Realizar treinamentos contínuos

Para que a equipe de TI possa trabalhar com qualidade, seus conhecimentos precisam ser uniformes. Se isso não ocorrer, haverá um grande problema para a empresa: cada pessoa executará suas atividades de uma forma diferente, evitando que as boas práticas sejam perpetuadas.

Por isso, busque criar um ciclo de treinamentos contínuos. Eles devem ser aplicados sempre que a empresa implementa uma nova rotina ou apenas para reciclar os conhecimentos das equipes. Assim, você poderá garantir a qualidade esperada para todos os serviços da área.

Ter o apoio da automação

A automação é um dos melhores meios de garantir que a empresa possa ter mais produtividade. Investindo nessa estratégia, haverá melhor uso dos recursos e maior habilidade de focar no que é mais importante. Além disso, os erros serão amenizados, diminuindo gastos.

Uma das maneiras de investir na automação para otimizar o trabalho da equipe de TI é por meio de um chatbot. Esse tipo de aplicativo realiza atendimentos digitais de modo automatizado. Desse modo, a carga de trabalho da equipe de suporte com rotinas como trocas de senhas e realização de chamados cairá rapidamente.

Utilizar indicadores de performance

Qualquer empresa moderna utiliza indicadores de performance para identificar problemas. As métricas de qualidade abrem espaço para os líderes identificarem se existem partes do fluxo de trabalho com problemas. Desse modo, as correções se tornam mais precisas e capazes de agregar valor ao negócio.

Por isso, sempre busque integrar um conjunto robusto de métricas alinhadas com o perfil da área. Ou seja, elas devem ser moldadas a partir dos objetivos do setor, as capacidades dos times e suas rotinas. Assim, o gestor poderá avaliar a existência de problemas e sempre repará-los rapidamente.

Adotar novas metodologias

Todo o grupo de TI produtivo deve ser apoiado por boas ferramentas. Assim sendo, a empresa deve ter sempre uma base de apoio para os seus profissionais. Quando isso não ocorre, os técnicos têm mais dificuldades para executar as suas demandas e podem apresentar mais erros do que o esperado.

Por isso, trabalhe continuamente para avaliar as demandas do setor e identificar quais soluções podem ser empregadas para saná-las. Um bom conjunto de ferramentas de TI, nesse sentido, pode ser adotado considerando os problemas já existentes, as tendências da área e os objetivos a médio e longo prazo. Assim, o retorno sobre o investimento pode ser maximizado e a companhia poderá mitigar riscos com facilidade.

Investir em um time terceirizado

A terceirização é uma das melhores formas das empresas melhorarem os seus processos. Com esse serviço, o negócio terá um time alinhado às suas demandas e um foco contínuo na entrega de resultados. Além disso, os processos serão continuamente atualizados para evitar erros e falhas no dia a dia da companhia.

O outsourcing aumenta a produtividade da equipe de TI ao manter profissionais especializados para solucionar as demandas da empresa o tempo todo. A equipe interna — caso a empresa tenha uma — poderá focar em rotinas complexas. Já as externas poderão direcionar todo o esforço para atividades, como o suporte a usuários e a execução de manutenções preventivas.

Como podemos ver, existem várias formas de uma empresa aumentar a produtividade da equipe de TI. Quando isso ocorre, o negócio pode ter maior foco no seu core business e nas demandas internas. Além disso, pode aumentar a sua competitividade conseguindo aproveitar mais os recursos tecnológicos disponíveis.

Dessa forma, não deixe de investir em novas tecnologias e em processos que possam aumentar a produtividade em TI, pois os profissionais da área conseguirão agregar mais valor aos serviços da empresa. Ao mesmo tempo, a companhia poderá maximizar a sua competitividade, uma vez que os profissionais terão maior foco no core business da empresa e gastarão menos tempo resolvendo problemas.

Quer saber mais sobre como o outsourcing pode auxiliar a sua empresa a ter mais foco na demanda do cliente? Então, fale com a gente!