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Quais as melhores práticas da Governança de TI? Veja as 4 principais

Nos atuais ambientes competitivos, cada vez mais acirrados, a Governança de TI é um elemento crucial da Governança Corporativa, com especial destaque no desenvolvimento de estratégias e na definição de metas organizacionais.

Trata-se, na prática, da associação estruturada de uma série de habilidades, competências, responsabilidades e diretrizes, assumidas e compartilhadas por usuários e técnicos de TI, bem como por gestores e líderes empresariais.

Os principais objetivos englobam o oferecimento de suporte para embasar os processos decisórios, a otimização da aplicação de recursos e a garantia da segurança das informações, tudo devidamente alinhado com as metas estratégicas, a missão e a visão das empresas, a fim de assegurar a devida credibilidade e transparência dos processos.

Pensando nisso apresentamos, ao longo deste artigo, as 4 melhores práticas da Governança de TI aliadas à Governança Corporativa. Boa leitura!

1. Definir indicadores

Todos sabemos que aquilo que não pode ser mensurado, também não pode ser otimizado. Essa é a ideia que mais nos vem à mente quando se trata de indicadores, não é mesmo? Porém, não se preocupe: embora essa ideia esteja correta, obter sucesso não é uma missão impossível, à medida que a definição de indicadores não é algo extremamente complexo.

Você deve, antes de mais nada, refletir onde deseja que sua equipe de TI chegue daqui a seis meses, quais resultados devem ser gerados e quais objetivos devem ser atingidos.

A partir das respostas dadas a esses questionamentos ficará mais fácil identificar quais são os KPIs (sigla inglesa para Indicadores-Chave de Performance, em tradução livre) mais adequados para sua Governança de TI.

2. Treinar a equipe

Os membros da sua equipe não se sentirão automaticamente confortáveis com a implementação das práticas de Governança de TI. Se você realmente visa a implementação dessas práticas, é imprescindível treinar a equipe.

Sendo assim, é altamente recomendável contar com o apoio de especialistas externos para assegurar a qualificação das capacitações. Além disso, a equipe se sentirá mais amparada e segura a partir das orientações de autoridades amplamente reconhecidas no assunto.

Vale lembrar, também, que os especialistas podem oferecer dicas e sugestões valiosas para todos obterem ainda mais êxito nesse processo.

3. Criar políticas de segurança

Um dos maiores benefícios de implementar boas práticas de Governança de TI é, conforme mencionado, garantir maiores níveis de segurança para os seus sistemas e a própria equipe. À medida que o setor de TI atua de forma praticamente exclusiva com sistemas virtuais, ele, portanto, é naturalmente vulnerável aos ciberataques e à exposição de dados.

Nesse contexto, a adoção de políticas de privacidade e segurança é indispensável para coibir falhas e evitar surpresas desagradáveis. As principais formas de proteger as informações mais críticas da sua organização incluem, por exemplo:

  • adoção de protocolos de segurança;
  • criptografia;
  • modelos complexos de autenticação;
  • implantação de sistemas voltados ao monitoramento de redes, dentre outros.

4. Gerir riscos

Você já imaginou como seria definir todas essas políticas e práticas e, ainda assim, perder todas as informações devido a uma simples pane no sistema? Essa possibilidade é francamente assustadora, para dizer o mínimo.

Felizmente, a partir da Governança de TI é possível fazer um eficiente gerenciamento de riscos, detectando, ponto a ponto, os aspectos que podem gerar erros e identificando o que deve ser feito em cada caso.

Essa iniciativa, além de impedir a existência de perdas e danos irreparáveis, proporciona mais segurança para sua equipe que, assim, saberá precisamente como agir em momentos de crises extremas.

Cumpre ressaltar, por fim, a importância da monitoração dos processos corporativos para conquistar resultados. Nesse sentido, a Governança de TI é a solução ideal para assegurar o funcionamento sincronizado desses processos, o que demonstra que o setor de TI não se resume ao oferecimento de suporte aos negócios, mas um elemento fundamental de qualquer planejamento estratégico que se queira bem-sucedido.

Se você gostou do nosso artigo, compartilhe-o nas redes sociais e mostre aos seus contatos a importância de adotar boas práticas de Governança de TI!

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Como ter maior previsibilidade de gastos na sua empresa? Saiba aqui!

O cenário ideal em qualquer empresa é aquele em que se pode prever custos operacionais e administrativos, também conhecido como previsibilidade de gastos.

Contudo, nem todos os gestores conseguem aplicar essa estratégia em suas empresas, seja pela falta de conhecimento, ou simples inexperiência por parte da equipe.

Neste post, nosso objetivo é mostrar para você como é possível alcançar a previsibilidade de gastos em sua empresa, a importância desse controle e as vantagens de aplicar essa estratégia. Boa leitura!

A importância da previsibilidade dos gastos

A gestão financeira de qualquer empresa, independentemente do mercado em que atua, é fundamental para garantir o retorno sobre os investimentos e manter a lucratividade da organização.

Afinal, nenhuma empresa que mantenha seu financeiro desorganizado consegue crescer de forma constante. É preciso ter um controle sobre as diversas variáveis contábeis.

Entre elas, existe uma que se destaque, a previsibilidade de gastos, que permite a criação de um orçamento a ser seguido durante um determinado período e descreve os valores disponíveis para despesas e investimentos dentro da empresa.

Para garantir que isso aconteça, é necessário manter uma organização financeira eficiente, evitando situações que levam ao desequilíbrio fiscal, ou seja, que fujam ao orçamento e que prejudiquem a lucratividade.

Por conta disso é tão importante criar uma previsibilidade de gastos. Afinal, por meio dela podemos ter uma visão acerca do quanto se pode gastar e o potencial de investimento para determinadas ações.

Para isso, os gestores devem focar em traçar estratégias que levem em conta uma série de fatores, como as relações e indicadores acerca de colaboradores, estoques e fornecedores.

Esse gerenciamento eficaz dos gastos permite ter uma visão melhor sobre desperdícios e facilita o controle de recursos dentro da empresa, permitindo um crescimento muito mais natural da instituição.

Os benefícios desse controle

Existem vários benefícios ao aplicar a previsibilidade de gastos dentro de uma empresa. Reunimos uma pequena lista com alguns deles:

  • melhoria dos investimentos: conhecer melhor o potencial de investimento real da empresa para um futuro próximo a curto e longo prazo;
  • controle de histórico: informações precisas que subsidiam as tomadas de decisão;
  • previsão de cenários futuros: muito mais precisão acerca das decisões;
  • redução de custos: visualização dos desperdícios e falhas em processos permitindo a sua redução ou eliminação;
  • aumento da produtividade: auxilia na concretização de metas traçadas para a empresa.

Dicas para aplicar a previsibilidade

Existem algumas ações que podem ser tomadas para melhorar a previsibilidade dos gastos dentro de qualquer empresa. Separamos algumas dicas valiosas que podem ajudar você nessa empreitada.

Conhecer seus custos

O primeiro passo para realizar uma previsibilidade de gastos é conhecer quais são os reais custos operacionais e administrativos de sua empresa.

O erro de muitos gestores é deixar de levar em consideração uma série de custos, que têm um peso extra sobre os orçamentos da companhia e prejudicam o levantamento geral.

Todo e qualquer gasto deve ser levantado e catalogado para constar na previsibilidade de gastos, como, por exemplo, o custo de suprimentos, softwares e hardwares, salários, aluguéis entre outros.

Realizar a previsão com base em dados anteriores

A melhor maneira de controlar os custos dentro de uma empresa é tê-los alinhados, publicados e claros em um dashboard, para que toda a área gerencial da instituição consiga enxergá-los.

Quanto mais transparente você for com os custos que tem, pelo menos para a área decisória, mais fácil ficará o controle dos processos — tudo aquilo que for visto será lembrado.

Podemos dizer, então, que para controlar melhor os custos da empresa é preciso trazer todos os históricos de dados para um dashboard de fácil visualização e controle.

Invista em data analytics

Decisões baseadas em dados tendem a ser muito mais corretas. Por conta disso, adquirir um software de gestão financeira pode ser uma boa ideia para melhorar a previsibilidade dos custos.

Ao utilizar um sistema de data analytics, aliado a soluções cloud computing, as informações se tornam muito mais claras e o controle acontece de forma mais simples e fácil.

Gerencie os custos de perto

É fundamental manter o controle de caixa e uma estratégia de gastos, pois qualquer deslize pode afetar diretamente os resultados da instituição e prejudicar a sua lucratividade.

Por conta disso, o processo de previsibilidade de gastos não é algo pontual, que se realiza apenas uma vez e deixa-se de lado logo depois. Esse é um processo contínuo, que demanda tempo e atenção.

É preciso agir de forma proativa, não apenas criando um orçamento geral, mas acompanhando de perto a sua realização ao longo do período determinado e verificando qualquer ponto fora da curva.

Caso os gastos não se concretizem conforme o planejado, deve-se buscar entender o porquê de existir esse comportamento e quais as atitudes de contenção devem ser tomadas a respeito.

A terceirização da TI

A TI é uma das dores constantes dentro das empresas, principalmente pelo problema relativo à falta de previsibilidade de seus custos, uma vez que diversas situações podem ocorrer e fugir ao controle da gestão. Dessa forma, é preciso buscar alternativas que permitam realizar um controle orçamentário mais eficaz desse ativo tão importante para qualquer organização.

Uma das saídas para melhorar a previsibilidade dos custos é o Outsourcing, também conhecido como a terceirização da TI, a utilização de uma empresa externa para cuidar de determinados ativos de tecnologia ou todos, visando reduzir e controlar gastos.

Por exemplo, falando exclusivamente sobre impressão, a Tecnoset cria relatórios bem específicos para que os dados sejam transparentes para o cliente.

Além da disponibilidade da impressão, a Tecnoset também permite visualizar de qual forma o cliente está utilizando o serviço em relação a custos, mostramos como o RH e demais setores estão gastando com impressão.

Isso permite tomar decisões estratégicas. Por exemplo, um relatório financeiro que é impresso todo mês pode ser digital, evitando gastos desnecessários, contribuindo para a sustentabilidade e agilizando o processo.

Como você pôde perceber ao longo deste texto, uma gestão financeira eficiente permite a criação de um planejamento de custos muito mais satisfatório e a criação de uma previsibilidade acerca dos gastos da empresa.

Além de garantir o entendimento sobre o que está impedindo o desenvolvimento do negócio, essa técnica também permite atuar de forma preventiva na proteção dos ativos financeiros da empresa.

Chegamos ao final deste post e esperamos que tenha ficado claro para você o quão importante é trabalhar a previsibilidade de gastos dentro de sua empresa.

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Tudo o que você precisa saber sobre Enterprise Content Management (ECM)

As organizações que desejam reduzir seus entraves burocráticos, garantir a segurança de informações cruciais e maximizar a eficiência e a produtividade dos colaboradores, enxergam na ECM (Enterprise Content Management, em português, Gestão de Conteúdo Empresarial — tradução livre) uma solução estratégica.

De fato, gerenciar dados sempre foi um desafio às organizações, uma vez que se trata de uma tarefa que, embora não seja muito simples, é de grande importância para o sucesso de qualquer negócio.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste post, o conceito de ECM, traçando um paralelo com a GED (Gerenciamento de Documentos) e evidenciando os seus pontos mais relevantes. Boa leitura!

O que é ECM?

A ECM não pode ser descrito como uma simples metodologia, processo ou tecnologia. Tratam-se, antes de uma articulação dinâmica de ferramentas, de métodos e estratégias utilizadas para fornecer, preservar, armazenar, gerenciar e capturar informações que contribuam para os processos organizacionais ao longo de todo o seu ciclo de vida.

As fases da ECM, em linhas gerais, consistem em:

  • captura: adquirir informações junto a diversos meios e mídias as quais são disponibilizadas (redes sociais, arquivo morto, CRM, ERP, entre outros);
  • gerenciamento: é a fase responsável por manter os dados conectados aos processos e devidamente organizados;
  • armazenamento: assegurar que os dados sejam armazenados em meios adequados;
  • preservação: refere-se aos cuidados de longa duração, tais como os arquivamentos, consistindo em garantir a proteção dos conteúdos, a fim de que eles possam ser usados a qualquer momento pela organização;
  • entrega: possibilitar que os dados cheguem às pessoas certas nos momentos certos.

A GED consiste na utilização de sistemas computacionais e softwares destinados a rastrear, gerenciar e armazenar imagens e documentos eletrônicos de informações capturadas a partir de um scanner.

Esse gerenciamento é uma das tecnologias pioneiras da ECM. Dessa forma, é possível afirmar que a GED, de modo geral, fornece certas funcionalidades essenciais ao gerenciamento de conteúdos, impondo recursos e controles aos chamados “documentos ‘burros’”.

Entre os recursos principais da GED, destacam-se:

  • marcadores e anotações;
  • trilha de auditoria, a fim de permitir a reconstrução das ações exercidas sobre um determinado documento ao longo de seu ciclo de vida no sistema;
  • roll-back para, em caso de liberações prematuras ou erros, ativar versões anteriores;
  • bloqueio e check-in/check-out para coordenar edições simultâneas de documentos, evitando que as alterações efetuadas por um colaborador não substituam as intervenções de outros.

Quais são as principais vantagens da ECM?

A ECM, conforme mencionado, visa estruturar todas as informações estratégicas do seu negócio, apresentando importantes vantagens, como descrevemos a seguir.

Elevação da produtividade

As empresas, geralmente, percebem que é necessário investir em uma solução de ECM apenas quando têm que lidar com o acúmulo de dados espalhados por toda a organização.

Na maior parte dos casos, os problemas são sentidos quando processos aparentemente simples se tornam improdutivos, uma vez que encontrar documentos pode ser uma atividade penosa e extenuante.

Tenha em mente que os gargalos presentes em atividades que já deveriam estar automatizadas, devem ser interpretados como um claro sinal de que chegou o momento de investir em um sistema de ECM.

Esse tipo de software ajuda a desencadear fluxos colaborativos de trabalho, articulando os responsáveis pela execução nos documentos (comentar, editar, assinar), garantindo seu controle de qualidade.

Documentação mais organizada

Você já sabe que as informações são elementos indispensáveis para alavancar e manter a competitividade de uma empresa, não é mesmo? Ou seja, desde que elas não estejam desorganizadas, mal armazenadas ou que documentos de importância crítica estejam desaparecendo.

“Documentos críticos” referem-se a tudo o que é realmente importante para uma área específica ou para a empresa como um todo. Uma prestadora de serviços financeiros, por exemplo, não pode atuar sem gerenciar documentos de empréstimos. Para as empresas de seguros, por sua vez, o processamento de reclamações é imprescindível.

Com efeito, não importa qual seja o porte do seu negócio, os registros de colaboradores são sempre vitais para a área de Recursos Humanos. Nesse contexto, investir em um software de ECM implica ter seus documentos organizados em um repositório único, ou seja, eles serão todos arquivados no mesmo local.

Em vez de procurar centenas de arquivos e documentos em busca de um papel, a ECM permite acesso simples e rápido aos arquivos que você necessita.

Quais são os principais benefícios da GED para as empresas?

A utilização da GED permite à sua empresa aprimorar a qualidade, proporcionando agilidade e eficiência para as informações e os processos de comunicação dentro de um sistema altamente seguro e produtivo. A seguir, seguem seus principais benefícios.

Redução de custos

Reduzir os custos é o objetivo de qualquer empresa. Sendo assim, ao investir na GED é possível cortar gastos relativos à impressão, uma vez que os arquivos, por estarem armazenados na nuvem, representam custo zero, sendo impressos apenas sob demanda e em quantidades reduzidas.

Os ganhos ambientais também são significativos a partir da substituição de documentos impressos.

Fácil acesso aos documentos e informações

Apostar na GED significa assegurar que os seus arquivos possam ser acessados via internet, a partir de qualquer lugar. Com essa solução, você nunca mais passará o aperto de precisar de um arquivo relevante e perceber repentinamente que o deixou no escritório. O gerenciamento eletrônico de documentos torna tudo mais prático e simples.

A possibilidade de compartilhamento e o acesso ilimitado dos usuários é outra grande vantagem da GED. Dessa forma, fica mais simples compartilhar arquivos com os membros da equipe, clientes e quaisquer outras partes interessadas.

Trata-se, também, de uma excelente maneira de permitir que os colaboradores consigam acompanhar as etapas de cada processo, ainda que não estejam presentes no mesmo ambiente físico.

Cumpre ressaltar, por fim, que todo o esforço para lidar com os dados da sua empresa é válido e deve ser feito, pois eles são instrumentos realmente poderosos para o bom andamento dos seus negócios. Nos dias atuais, porém, garantir o controle das informações críticas é basicamente inviável sem a implementação de uma solução de ECM.

Gostou do artigo? Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar você a alcançar os objetivos estratégicos da sua empresa!

Grupo Tecnoset marca presença no 4CIO DF + JUD

O Grupo Tecnoset, em parceria com a Lexmark, marcou presença no 4CIO DF + JUD, que aconteceu entre os dias 22 e 25 de agosto no Wish Resort Golf Convention em Foz do Iguaçu. O evento foi um grande sucesso e contou com a presença de cerca de 100 profissionais do setor público. Agradecemos a todos que participaram e visitaram nossos stands!

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Segurança de documentos: confira as 4 melhores práticas

Talvez você não saiba, mas a maneira como você armazena, compartilha e administra as informações está diretamente associada ao desenvolvimento ou não da sua empresa. Diferentemente das companhias do passado, em que os documentos eram estritamente físicos, e a sua gestão, lenta e pouco produtiva, hoje em dia a informação vai de um ponto a outro do globo em uma velocidade surpreendente.

No entanto, tanta tecnologia requer cuidados relacionados à segurança de documentos, e é sobre isso que vamos falar. Continue lendo este post e confira as boas práticas da gestão de documentos para aplicar na sua empresa. Não perca!

Importância de garantir a segurança de documentos

Na era digital, investir em proteção é indispensável. Gerir eficientemente as informações, sejam elas físicas, sejam digitais, ajuda a prevenir fraudes, roubos e perdas de dados. Tendo em vista que muitos dados são decisivos para a empresa, mantê-los seguros deve ser uma estratégia de negócio.

Sem contar que, em mãos erradas, a informação pode ser prejudicial para a organização, principalmente aquelas relacionadas aos projetos e ao desenvolvimento da empresa. Com base nisso, para garantir a sobrevivência e o crescimento do negócio, a segurança de documentos deve ser tratada como prioridade pelos gestores.

4 práticas que vão garantir a segurança de documentos na empresa

Agora que você entendeu por que é importante manter os dados seguros na organização, veja quais práticas vão tornar isso possível.

1. Mantenha as informações organizadas

Comece organizando as informações de modo que elas sejam gerenciadas com maior facilidade, afinal, documentos não podem ser guardados desordenadamente. Se os documentos são físicos, separe-os em pastas específicas e armazene-as em local adequado, como um depósito ou sala destinada para esse fim. No caso dos dados digitais, um bom software de gestão de documentos é a solução.

2. Faça backups regularmente

Não basta apenas organizar e implementar medidas de proteção contra malwares e hackers, é preciso recorrer ao backup. Em um mercado cada vez mais inovador e digital, esse pode parecer um método ultrapassado, mas não se engane, pois manter cópias de segurança dos arquivos digitalizados ainda é muito eficaz.

Caso você não tenha conhecimento suficiente para realizar backups, aconselhamos a contratação de uma empresa especializada em segurança da informação para fazer backups, principalmente na nuvem.

3. Aposte na gestão de documentos

A gestão de documentos é um excelente primeiro passo para garantir a segurança de dados. Por meio dela, você não só organiza a informação, mas otimiza serviços internos, promove maior agilidade no acesso de dados, reduz custos operacionais, economiza espaço físico e ainda tem maior controle sobre as informações.

4. Oriente os colaboradores

Os colaboradores podem ser grandes aliados na proteção de dados da empresa. Mas é preciso orientá-los com relação aos cuidados. Uma boa ideia é entregar cartilhas com instruções sobre o uso da internet, por exemplo. Invista também em treinamentos voltados para a segurança de dados e revise, pelo menos uma vez ao ano, a política de segurança de informação da empresa.

Como você pode notar, a segurança de documentos vai além da preocupação com vírus e senhas na internet. Dentro ou fora do mundo digital, é preciso adotar medidas que garantam a proteção de dados. Com as dicas que apresentamos neste post, você vai estruturar bem seu negócio e mantê-lo sempre seguro.

E então, o que achou desde conteúdo? Se você gostou, aproveite para ler também sobre como implementar a gestão da informação na sua empresa.

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Veja 3 dicas para garantir o aumento de produtividade na empresa

Sua empresa está aparentemente funcionando bem e as operações parecem normais, mas os resultados não refletem esse cenário? Você acredita que sua organização precisa adaptar-se às mudanças de mercado e não sabe como acompanhar esse processo? O aumento de produtividade será o diferencial para alcançar essas metas.

Acredita-se, inclusive, que as organizações do futuro serão aquelas com os processos mais eficientes e que satisfazem não só as necessidades dos clientes, mas que investem no seu capital humano. Isso é ser produtivo e é sobre isso que vamos falar neste post.

Se interessou? Então, confira agora mesmo as 3 dicas que separamos para garantir o aumento de produtividade da sua empresa!

1. Otimize e automatize as tarefas

Para elevar a produtividade na empresa é indispensável investir em tecnologia. Já imaginou o tempo que é possível economizar quando as tarefas são automatizadas? Já parou para pensar como o uso de um software pode reduzir erros e retrabalhos?

Sendo assim, se o objetivo é aumentar a produção, considere esse tipo de investimento. E mesmo que a implantação de um serviço de automação de processos demande um pouco de tempo no início, considere os benefícios a médio e longo prazo.

Fazendo isso, além de otimizar as atividades, sua empresa oferece aos funcionários equipamentos e ferramentas úteis para o desempenho de suas funções. Condições que, inclusive, vão possibilitar a execução das tarefas com mais eficiência e produtividade.

2. Invista em treinamento

Uma coisa é certa: a capacitação dos colaboradores está diretamente relacionada com o aumento de produtividade da empresa. Por essa razão, deve-se investir em treinamentos, internos ou externos.

Além disso, é importante que essas medidas estejam focadas no desenvolvimento das competências ― técnicas e comportamentais ― dos colaboradores para que eles estejam preparados para assumir os desafios e entregar melhores resultados.

Infelizmente, algumas organizações consideram os treinamentos e capacitações de funcionários uma despesa. No entanto, trata-se de um investimento, pois quanto mais os colaboradores se sentirem valorizados, mais motivamos eles tendem a ficar e, indiscutivelmente, motivação leva ao aumento de produtividade.

3. Padronize a gestão de documentos

A forma como uma organização faz a gestão dos seus documentos fala muito sobre os índices de produtividade dela. Quando a empresa trabalha suas informações internas de forma eficaz, emitindo, coletando, armazenando, compartilhando e gerenciando os dados ― físicos e digitais ― de forma organizada, a tendência é que os processos se tornem mais rápidos e seguros.

Além disso, a padronização na gestão de documentos colabora para a prevenção de riscos, diminui os impactos de falhas e, claro, reduz consideravelmente os custos operacionais. Isso se deve ao fato de que não será mais necessário gastar altas quantias com armazenamento de informações, pois elas estarão salvas em meios digitais.

Com essa economia, a empresa pode investir em outras soluções que também se refletem no aumento de produtividade, como equipamentos melhores e outras soluções na área de tecnologia e inovação.

Como você pode notar, não precisa muita coisa para melhorar os resultados da empresa. Automatizar as tarefas, investir no capital humano e fazer uma gestão de documentos eficaz já é um excelente começo para o aumento de produtividade.

Se você quer conhecer mais soluções voltadas para o aumento de produtividade da sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços!

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Indústria 4.0: saiba o que é e quais os desafios dessa nova realidade

Provavelmente você já ouviu falar no conceito de Indústria 4.0, um termo que vem se tornando cada vez mais comum em rodas de gestores e empresários. Mas você sabe o que significa esse termo? Na realidade, muitas pessoas têm uma visão distorcida sobre o que é a Indústria 4.0 e se ela já existe.

Para eliminar qualquer questão que você tenha sobre o tema, resolvemos criar um post simples, porém recheado de informações. Boa leitura!

O que é a Indústria 4.0?

Em primeiro lugar, antes mesmo de entrar no tema deste post, vamos contextualizar os tempos em que vivemos. Há alguns milhares de anos o homem deixou ser nômade e passou a se organizar em sociedade.

Com isso, passamos por várias incrementações tecnológicas nos meios de produção até chegarmos à criação da indústria e as chamadas revoluções industriais, que foram 4. São elas:

  • primeira: introdução das máquinas a vapor;
  • segunda: combustão interna e eletricidade;
  • terceira: digitalização;
  • quarta: inteligência.

Estamos vivendo ainda sob o período da quarta revolução industrial, na qual a transformação digital trouxe uma série de possibilidades e novas realidades, encurtando distâncias e criando oportunidades.

Esse período teve início durante a edição de 2011 da Feira de Hannover, sendo que o conceito foi apresentado por Klaus Schwab, fundador e então diretor do Fórum Econômico Mundial.

O termo Indústria 4.0 engloba as principais inovações em termos de tecnologia dentro do campo de controle, automação, TI e outros pontos voltados para a manufatura.

Dentro desse leque de soluções podemos destacar tecnologias como Internet das Coisas, Robôs, Inteligência Artificial, Internet de Serviços e várias outras inovações capazes de gerar processos de produção mais customizáveis, autônomos e eficientes.

Além disso, também temos uma visão descentralizada dos processos produtivos em conjunto com uma ligação direta entre dispositivos inteligentes por toda a cadeia de produção e logística.

Quais seus impactos e benefícios?

A chegada da quarta revolução industrial trará uma série de impactos e vantagens na forma como a manufatura funciona hoje, sendo que diversos processos deverão ser readequados a esse contexto. Veja alguns dos principais pontos!

Especialização da mão de obra

O mercado de trabalho será um dos mais afetados, uma vez que a mão de obra terá de se especializar para lidar com os novos desafios de trabalhar com as novas tecnologias.

Aos poucos, se espera que processos manuais e repetitivos sejam substituídos por recursos automatizados e novas ferramentas, o que exige diferentes conhecimentos dos trabalhadores.

Ou seja, na Indústria 4.0, o colaborador deixa de ter um papel braçal para ser um recurso estratégico, sendo que a demanda por profissionais não deve diminuir, mas sim se adequar a essas novas demandas.

Nesse contexto, os conhecimentos técnicos deixarão de ser apenas um diferencial competitivo no mercado de trabalho para uma exigência cada vez mais comum. Já habilidades em TI e tecnologia poderão se tornar o mais novo commodity.

Capacidade de operação em tempo integral

Mesmo em fábricas que contam com vários turnos de trabalho, a operação acaba sendo minimizada por conta da troca de turno, cansaço dos trabalhadores ou vários outros fatores.

Dentro da Indústria 4.0 teremos fábricas trabalhando em tempo integral com produção máxima. Isso acontece por conta da automação de processos, ou seja, não é necessário uma pessoa dedicada a todo tempo para manter seu funcionamento.

Além disso, a gestão de todas as atividades será centralizada e baseada em dados, permitindo que gestores possam agendar mudanças, tomar decisões muito mais rápido e melhor.

Descentralização de processos

Um problema comum dentro da manufatura é a identificação de erros, que acontece, geralmente, na finalização do processo, sendo que a empresa acaba arcando com um prejuízo maior.

Com a utilização de inteligência artificial e dispositivos inteligentes é possível realizar o monitoramento de forma descentralizada de cada uma das etapas de produção.

Dessa forma, qualquer erro identificado já é ajustado para evitar que o produto final contenha imperfeições que prejudiquem a sua comercialização e gere perdas para a empresa.

Outro ponto interessante é que controlar de forma independente cada um dos estágios da manufatura também permite tomar melhores decisões sobre cada uma delas, sendo que as alterações podem ser postas em prática rapidamente.

Modularidade

A modularidade é outro grande impacto da Indústria 4.0, permitindo a acoplagem e desacoplagem de qualquer máquina dentro do processo produtivo de acordo com as demandas do momento.

Isso traz uma flexibilidade para a manufatura e a possibilidade de otimizar a produção em momentos nos quais é necessário maior produtividade e diminuir conforme essa necessidade não se faça mais presente.

Tal possibilidade ainda garante que os produtos tenham uma maior facilidade de personalização, eliminando o conceito criado por Ford e atualizado pela Toyota de linha de produção, sendo que nem sempre algo deverá seguir o mesmo ciclo produtivo.

Essa modularidade também permite uma melhor adequação e uso do espaço interno das manufaturas, que poderão dispor de locais reduzidos para a sua produção.

Redução de custos

Por último, deixamos para falar sobre o queridinho dos gestores, a redução de custos. É óbvio que empregar os conceitos de Indústria 4.0 exigirá investimentos por parte das empresas, mas o retorno é certo!

Além de produzir mais e melhor, será possível alcançar uma grande redução de custos com a demanda por menos mão de obra, espaço para produção, otimização da logística, melhores tomadas de decisão e diversos outros pontos de melhoria.

Quais os desafios enfrentados nas empresas?

Segundo especialistas da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial, cerca de 15% do setor de manufatura já está implantando conceitos de Indústria 4.0, o que é um avanço, mas ainda significa pouco.

Uma pesquisa realizada pela Fiesp identificou uma série de dificuldades em nosso país para o desenvolvimento do conceito da quarta revolução industrial.

Segundo os dados coletados, o Brasil ocupa o 64° lugar no mundo em termos de inovação, sendo que somos a 8ª maior economia do mundo. Contudo, ainda podemos pensar positivo, pois os investimentos em tecnologia vêm aumentando ao longo dos anos.

Dentre os maiores desafios enfrentados pela inovação do setor industrial brasileiro estão:

  • desconfiança: gestores e colaboradores ainda têm medo da inovação;
  • riscos: alguns diretores ainda acreditam que exista risco no investimento em novas tecnologias;
  • falta de conhecimento: empresas ainda não têm know-how ou um direcionamento técnico eficaz.

A Indústria 4.0 ainda precisa evoluir muito até chegar aos patamares esperados, porém, ela já é uma realidade e cada vez mais você ouvirá falar sobre ela.

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Qual a relação entre cloud computing e RH? Descubra neste post

O conceito de cloud computing, em linhas gerais, se caracteriza por permitir o acesso remoto, em qualquer parte do mundo e a qualquer hora, de softwares, armazenamento de arquivos e processamento de dados pela internet. A relação entre cloud computing e RH vem se tornando cada vez mais presente no cotidiano das empresas.

Trata-se de uma tendência que veio para ficar, pois, a utilização dos servidores de terceiros possibilita acelerar as rotinas e os processos desse departamento, deixando-os menos burocráticos e mais eficientes.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os principais benefícios entre cloud computing e RH. Boa leitura!

Melhoria do acesso às informações da empresa

Os processos de avaliação, treinamento e recrutamento dos colaboradores produzem grande quantidade de informações que devem ser compreendidas e relacionadas. Sendo assim, uma questão fundamental do RH gira em torno da forma ideal de organizar e tornar os arquivos mais acessíveis.

Implementar o armazenamento em nuvem é, portanto, uma excelente oportunidade de superar esse desafio. Com ele, as informações de um departamento podem ser centralizadas em servidores externos, sendo compartilhadas com os membros da equipe que são devidamente habilitados.

Logo, de modo veloz e simples, qualquer colaborador poderá obter os arquivos e os dados necessários para dar prosseguimento a uma determinada tarefa ou responder prontamente às solicitações realizadas.

Recrutamentos mais inteligentes

Há soluções em cloud computing para a área de RH que permitem a elaboração de processos seletivos inteligentes, otimizando as análises dos dados e levando à escolha dos melhores profissionais.

Primeiramente, esses serviços coletam grande volume de dados, permitindo que os candidatos cadastrem seus próprios currículos online e realizem testes de aptidão (por exemplo, questionários de temas específicos, de temperamento, lógica, gramática etc.).

Em seguida, empregam algoritmos capazes de discriminar, integrar e relacionar esses arquivos, gerando perfis detalhados dos desejos, qualificações e aptidões dos postulantes ao cargo.

Isso permite criar diversas opções de filtragem, além de elevar a quantidade de candidatos alcançados, o que pode ser efetuado, por exemplo, com a eliminação automática de perfis que não atendam a determinados requisitos ou com a realização de buscas por determinadas competências-chave.

Economia durante todo o processo

A redução de custos é possível porque, a partir da cloud computing, não existem gastos relacionados à infraestrutura, incluindo a atualização e aquisição de hardwares, bancos de dados (e seus respectivos gerenciadores), sistemas operacionais, espaços físicos, energia elétrica e a contratação de profissionais responsáveis pela gestão desse aparato.

As soluções em cloud proporcionam também importantes elevações na produtividade dos colaboradores, que não necessitarão dedicar muito tempo para adquirir as informações necessárias para realizar suas atividades diárias.

Cumpre ressaltar, por fim que, quando o assunto são os dados e as informações cruciais para o seu negócio, é indispensável assegurar que tudo corra da melhor forma e, sobretudo, com segurança. As soluções disponibilizadas pela Tecnoset levam até você o que existe de mais avançado em termos de:

  • aumentos reais de produtividade, aliados à agilização na busca por documentos;
  • reduções consideráveis de custos relativos ao armazenamento de papéis;
  • segurança de acesso, incluindo histórico e controle para auditoria;
  • monitoramento de documentações obrigatórias;
  • suporte eficiente a processos trabalhistas;
  • redução dos riscos fiscais decorrentes de falhas na guarda de documentos etc.

Lembre-se que manter um controle eficaz de todos os dados é algo que pode se tornar simples a partir da aproximação entre cloud computing e RH. Afinal, com os documentos adequadamente organizados, sua empresa otimizará o tempo de trabalho, evitando extravios e perdas.

Se você deseja acessar esse e outros benefícios propiciados pelas soluções da Tecnoset, não perca mais tempo: entre em contato conosco e saiba mais!

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Outsourcing de impressão no setor público: como incorporar na prática?

Entre os diferentes princípios que regem as atividades da Administração Pública está o da eficiência. Isso significa que, no setor público, é dever dos gestores buscarem alternativas e soluções para o desempenho otimizado das atividades, priorizando produtividade em equilíbrio com os custos.

Assim sendo, desde processos administrativos até os processos operacionais dentro das repartições públicas precisam respeitar a noção de eficiência. Nesse ponto, o outsourcing de impressão desponta como uma solução prática viável e que traz impactos bastante positivos do ponto de vista operacional e de economicidade.

A seguir, preparamos um artigo completo mostrando como fazer a incorporação do outsourcing de impressão no setor público, tornando seu setor de TIC mais produtivo, sustentável e econômico. Acompanhe!

Como o outsourcing de impressão contribui para a agilidade dos processos no setor público?

Na prática, falar em outsourcing de impressão é falar de uma alternativa que rompe com modelos de gestão de TI mais tradicionais, os quais dependiam do esforço interno da repartição para que funcionassem.

Ou seja, a responsabilidade da gestão dessas atividades ficava a cargo do próprio utilizador, o que acabava por drenar a produtividade de equipes com a realização de processos licitatórios para a compra de equipamentos e suprimentos, além de uma parcela significativa de recursos financeiros, dados os custos mais elevados desse modelo de gestão.

Por outro lado, o outsourcing de impressão — já bastante utilizado no setor privado em empresas de diferentes segmentos e portes —, traz melhorias significativas à gestão da infraestrutura de impressão ao terceirizar toda essa atividade para uma empresa especializada.

A terceirização elimina grande parte dos entraves existentes na manutenção de equipamentos, além de reduzir a necessidade de que equipes internas do órgão público tenham que se dedicar a processos operacionais pouco relacionados às suas funções estatais.

Além do mais, há um ganho significativo em termos de agilidade na execução dos processos, já que o terceiro especializado tem todo o aparato técnico e intelectual para gerir o parque de impressão, oferecendo serviços de manutenção, reposição de cartuchos e toners para equipamentos das mais variadas marcas.

Como funciona o outsourcing de impressão na prática?

O funcionamento do outsourcing de impressão dependerá da forma como o contrato for firmado com o setor público. Em alguns casos, somente os equipamentos de impressão podem ser fornecidos, em outros apenas os insumos.

Entretanto, o mais comum e produtivo hoje é contar com o apoio de um fornecedor do serviço mais abrangente, o qual fica responsável por fornecer todos os equipamentos, suprimentos, peças, consumíveis e manutenção dentro de níveis preestabelecidos de SLA. Ou seja, o órgão público não tem que se preocupar com nenhuma atividade relacionada à gestão do parque de impressão.

A contrapartida do setor público, isto é, a forma como o órgão remunera a empresa de outsourcing, em regra, é baseada na quantidade real de páginas impressas dentro do período de contabilização. Para isso, todos os equipamentos já são preparados para realizar esse controle, garantindo assim a visibilidade e transparência dos serviços.

Como o outsourcing de impressão pode ser aliado do setor público?

Indo direto ao ponto, essa modalidade de contratação de serviços torna mais produtiva a área de TIC dos órgãos públicos, na medida que, em vez de ter que gerenciar contratos de diversos fornecedores — gerenciando processos como a compra de equipamentos, suprimentos, consumíveis, peças, manutenção —, passa-se a gerenciar apenas um contrato.

Dessa forma, em vez de ser necessário a realização de diferentes processos de compras, contratação de pessoal para reparos e outras atividades necessárias para manter o parque de impressão funcionando, delega-se todas essas atividades a um terceiro por meio de um único contrato, o qual passa a ter custos mais transparentes, previsíveis e alinhados à eficiência que se espera na gestão da coisa pública.

Por que implementar o outsourcing de impressão no setor público?

Um dos pontos de maior relevo para a contratação de serviços de outsourcing de impressão é a redução nos custos operacionais dessa atividade. Nesse ponto, vale mencionar, inclusive, que o setor privado tem se motivado nesse quesito para migrar para o modelo.

Na prática, o que acontece é que os fornecedores desse tipo de serviço podem oferecer custos mais competitivos do que se comparados aos que o próprio cliente teria se fosse se responsabilizar pelo gerenciamento de toda a infraestrutura de impressão.

Além disso, outro fator que desponta como uma grande vantagem do outsourcing é a redução da necessidade de processos licitatórios. Como se sabe, sempre que o setor público se depara com a necessidade de realizar aquisições e contratar serviços, deve fazê-lo por meio de licitação, seguindo o procedimento estabelecido pela legislação.

Entretanto, o processo licitatório é demorado, dispendioso e não oferece ao gestor público a economia e dinâmica necessárias para manter o setor de TIC, mais precisamente o parque de impressão, sempre nutrido com os equipamentos e serviços necessários ao seu bom funcionamento. Em decorrência disso, o que acaba por acontecer é o sucateamento da infraestrutura, dada as dificuldades de manutenção.

Como implementar o outsourcing de impressão no setor público?

Como dito, todas as aquisições e contratações de serviços feitas por entidades públicas, quando não é o caso de dispensa ou inexigibilidade, devem ser realizadas mediante o adequado processo licitatório.

Assim sendo, a contratação de um serviço de outsourcing de impressão também depende de licitação, em que será aberta a possibilidade de participação de diferentes fornecedores, observados os requisitos técnicos e níveis de serviços necessários para as demandas da repartição pública.

O que é necessário para a implementação de um outsourcing?

No setor público, nem sempre existe todo o aparato necessário para a implantação do outsourcing, como acontece no setor privado. No entanto, ainda assim, o ideal é que o cliente tenha uma infraestrutura mínima de rede para que os equipamentos e softwares sejam instalados e possam operar adequadamente.

A depender do tamanho do parque e da quantidade de equipamentos, uma infraestrutura ainda mais robusta será exigida, pois o projeto é ainda mais complexo.

Como a Tecnoset pode auxiliar os setores públicos na incorporação desse modelo?

A Tecnoset, especializada em serviços de outsourcing de impressão, oferece ao cliente do setor público um alto nível de excelência em todos as etapas de implementação e utilização do sistema.

Com base no conhecimento adquirido na implantação de mais de 400 projetos de outsourcing para o setor público nos últimos 10 anos, a Tecnoset coloca à disposição do cliente uma gama de diferenciais que certamente tornarão a migração para o modelo de outsourcing uma estratégia altamente produtiva.

Para tanto, a empresa oferece uma alta capilaridade em seus serviços, atendendo diferentes regiões e capitais por meio de parceiros autorizados. Além disso, os preços são extremamente competitivos, dada a proximidade e facilidade de negociação da Tecnoset com fabricantes de equipamentos e insumos.

Por fim, são mais de 25 anos de experiência no mercado, atendendo todo território nacional com um portfólio variado de serviços e um know-how obtido a partir da instalação de mais de 40.000 equipamentos.

Então, quer ter todos as vantagens do outsourcing de impressão no setor público e todos os diferenciais da Tecnoset operando em favor do seu projeto? Entre em contato conosco e firme uma parceria de sucesso!

Tecnoset tem nova Central de Atendimento

 

TECNOSET AMPLIA CANAL DE ATENDIMENTO COM O CLIENTE

 

Visando a melhoria contínua da comunicação, a Tecnoset inaugurou neste mês de julho uma nova central de atendimento denominada SERVICE CENTER, que funcionará como ponto único de contato para os clientes – PUC.

 

Essa central de atendimento terá uma equipe altamente treinada para receber as solicitações dos clientes e atendê-los de forma rápida e eficaz.

 

Haverá também uma equipe de monitoramento que atuará de forma proativa no ambiente do cliente a fim de  minimizar o impacto operacional.

 

Para que tudo isso seja possível, os canais de comunicação da Tecnoset foram totalmente reformulados e em conjunto com a nova Central de Atendimento, será implantando um novo Portal e uma nova Central de Atendimento Telefônica.

 

Saiba mais sobre a nova Central de Atendimento da Tecnoset:

 

A nova Central proporcionará maior facilidade de acesso para os colaboradores, com filas personalizadas para um direcionamento mais assertivo e eficiente.

 

Conheça o Novo Portal Tecnoset:

 

Para acessar o Portal, basta utilizar o link https://www.tecnoset.com.br e ir até a parte superior direita da página.

 

O novo portal fornecerá mais facilidade e uma significativa melhoria na usabilidade. Além disso, visando melhorar a experiência na prestação de serviços aos clientes, são disponibilizados dashboards de fechamento mensal, bilhetagem e solicitações como: chamados técnicos, suprimentos, dúvidas, sugestões entre outras facilidades.

 

Para cadastro, basta acessar o link “Cadastrar” na área do cliente em nosso site.

 

A Tecnoset busca continuamente novas maneiras de melhorar e aprimorar a qualidade no atendimento de seus clientes.