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Encontrar um bom fornecedor de outsourcing de impressão significa contar com a terceirização do processo de impressão por meio de uma locação de equipamentos eficaz. Trata-se de uma prática que tem sido adotada por organizações que visam otimizar e monitorar o sistema de impressoras, copiadoras e multifuncionais em seus ambientes de trabalho.

O outsourcing, portanto, contribui de forma direta para o êxito da gestão empresarial, permitindo o crescimento da rentabilidade e do foco para a empresa que o contrata. Propicia, além disso, um melhor controle de custos, concedendo mais recursos tecnológicos e humanos para o negócio.

Pensando nisso, abordaremos, ao longo deste artigo, as principais vantagens de selecionar o fornecedor ideal para a sua empresa. Boa leitura!

Capilaridade

O conceito de capilaridade de serviços envolve a abrangência em seu mercado de atuação. Desse modo, um bom fornecedor deve ser capaz de atender todas as localidades em que a sua empresa opera. Isso requer alguns fatores, como os que apresentaremos a seguir.

Logística

Os fornecedores devem se manter em permanente funcionamento, a fim de oferecer reposição de suprimentos e peças, bem como um atendimento ágil para atender as necessidades da sua organização.

Equipes prontas a atender em todas as localidades

Os fornecedores de outsourcing de impressão tendem a investir em treinamentos e capacitações de seus colaboradores, para assegurar que os atendimentos tenham a mesma qualidade em todos os locais atendidos.

SLA

Esse documento é imprescindível para o desenvolvimento de bons serviços e, também, para que você avalie sua qualidade enquanto durar o contrato. Nele, ambas as partes (fornecedor e contratante) determinam quais serviços devem ser prestados. É uma excelente forma de esclarecer para ambos quais são exatamente seus direitos e deveres.

Parcerias

É bastante comum que um fornecedor de outsourcing de impressão busque parceiros qualificados para ajudar a atender às demandas de sua base de clientes e, assim, obter ainda mais capilaridade junto ao mercado.

Redução de custos

O outsourcing permite um controle e monitoramento das impressões realizadas, bem como um nível maior de segurança em relação ao funcionamento correto dos equipamentos. Tenha em mente que parques próprios geram riscos relacionados à reposição e manutenção de componentes, o que é comumente incluído nos modelos de terceirização.

Em consequência, esse fato influencia decisivamente a composição dos custos que, assim, podem ser controlados e monitorados com maior precisão no modelo de contrato.

Informatização

Em um bom fornecedor de outsourcing de impressão, os monitoramentos são feitos remotamente, garantindo que o controle dos volumes seja realizado a partir da entrega de indicadores, métricas e relatórios informatizados sobre o uso periódico dos recursos. Isso significa maior transparência e controle dos gastos de cada departamento da sua organização.

Setup avançado e instalação rápida

Todas as configurações e o setup dos sistemas de impressão ficarão a cargo do seu fornecedor, impedindo que a sua empresa perca um tempo valioso com profissionais especializados em TI que possam atuar nesse tipo de necessidade.

Não obstante, a tecnologia utilizada para a gestão pode se adequar em conformidade com as especificidades e o perfil de sua organização sem engessar os processos para tanto.

Upgrades eficientes

Ao investir em outsourcing de impressão, fica mais fácil e rápido fazer upgrades no parque de impressão, representando menos gastos em comparação à compra e venda de novos equipamentos.

Por esses e outros motivos, muitas organizações com gestões de alta eficiência já se deram conta de que o outsourcing de impressão é uma estratégia formidável para assegurar a redução de custos e o crescimento de seus negócios.

Maior eficiência dos processos

Conforme mencionado, o seu fornecedor se responsabilizará pelo parque de impressões em seu conjunto, sem que você necessite contratar diversos profissionais para atender e assegurar o mesmo nível de eficiência nos processos.

Caso haja qualquer eventualidade, o fornecedor de outsourcing de impressão poderá ser acionado e analisar os problemas que se fizerem presentes, a fim de oferecer os serviços necessários para resolver cada situação específica. Desse modo, sua empresa economiza dinheiro e tempo, bem como manterá períodos mínimos de paralisação — o que seria inviável caso lidasse com equipamentos próprios.

Redução de desperdícios

A terceirização de impressão possibilita a manutenção de controles minuciosos sobre o parque de impressões, por meio da geração de relatórios detalhados acerca de todos os materiais que forem impressos.

Essa vantagem inerente ao outsourcing, além de inibir a realização de impressões desnecessárias, estimula a redução de desperdícios, uma vez que conscientiza os seus colaboradores em relação à necessidade de imprimir ou não certos documentos. Dessa forma, a sua empresa:

• assegura a sua sustentabilidade;
• coíbe o consumo excessivo de energia elétrica, toners, cartuchos e papéis, por exemplo.

Padronização e garantia de qualidade das impressões

A partir do modelo de outsourcing, o parque de impressão da sua organização pode ser padronizado, contando com equipamentos da mesma qualidade e categoria. A atualização e reposição das máquinas deverá ser garantida mediante contrato, a fim de obter ainda mais qualidade e segurança no oferecimento desses serviços.

Portanto, você não terá nenhuma dor de cabeça relacionada à paralisação de suas impressoras e, tampouco, terá de lidar com surpresas desagradáveis relativas a gastos de manutenção. Uma boa fornecedora tem equipes especializadas e estoques revisados de máquinas e equipamentos para providenciar as reposições necessárias em ocorrências desse tipo.

Cumpre ressaltar, por fim, que o outsourcing de impressão é uma ferramenta de grande utilidade para todas as empresas que desejam cortar custos e atualizar sua área de TI sem gastar muito.

Lembre-se de que, entre os múltiplos benefícios dessa iniciativa, destaca-se a possibilidade de contar com a infraestrutura adequada, independentemente das dimensões de sua organização e seu segmento de atuação.

Isso inclui contar com os equipamentos certos para qualquer tipo de atividade, acessando o que há de mais moderno com alta produtividade e uma considerável economia.

As organizações que desfrutam das vantagens de contratar um fornecedor de outsourcing de impressão obtêm ótimos resultados em produtividade, adaptando-se melhor às constantes alterações exigidas pelo mercado e sendo bem-sucedidas, mesmo nos ambientes competitivos mais acirrados.

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Quando falamos sobre compras e custos, um valor costuma passar despercebido, mesmo que caracterize um gasto alto dentro da organização: a impressão de documentos e o uso das impressoras.

Por conta desse alto custo, muitas empresas estão optando por fazer uso de serviços de outsourcing de impressão, visando minimizar ao máximo os seus gastos com insumos e outras variáveis envolvidas no ciclo de uso das impressoras.

Neste post, vamos mostrar para você o quão caro pode ser manter um parque de impressão interno, sendo que a opção mais vantajosa para a sua organização é o outsourcing dessa atividade. Continue conosco e boa leitura!

Parque de impressão interno

Na grande maioria das empresas, todo o processo de impressão é interno, ou seja, as impressoras utilizadas são de propriedade da organização e ela é a principal responsável pela manutenção de tais equipamentos, assim como a compra e armazenamento de insumos.

O principal problema é que esse processo não é eficiente e pode encarecer a operação de uma empresa ao gerar custos que não estão ligados ao seu negócio. Na grande maioria das vezes, a utilização da impressão é voltada para as questões administrativas da organização.

Dentro desse contexto, o outsourcing surge como uma opção vantajosa que pode auxiliar a sua empresa a reduzir esses custos ao mesmo tempo em que conta com um serviço de qualidade.

Custos de impressão

Manter impressoras internamente na empresa gera vários custos que, muitas vezes, acabam passando despercebidos, mas que podem inviabilizar a sua utilização. Separamos alguns dos principais gastos de uma companhia que mantém um parque de impressão.

Insumos de impressão

Esses são os custos tradicionais para o uso da impressora e que são levados em consideração, como papel, toner e o próprio equipamento de impressão, sendo que, geralmente, são os únicos valores que entram na conta dos gastos.

Peças de reposição

A depender do modelo de impressora, de tempos em tempos, é preciso realizar a troca de itens da estrutura, devido a desgaste ou falha mecânica. Equipamentos mais elaborados costumam ter preços bem salgados. Em alguns casos, pode-se, ainda, perder tempo até encontrar a peça correta, o que também gera prejuízos.

Consumíveis

Alguns itens que sofrem desgaste rapidamente não são tomados como insumos, mas também não se encaixam como peças de reposição, pois a troca deve ser realizada com mais frequência. É o caso de revelador, drum e cilindro, itens que podem encarecer o uso de impressoras internas.

Custos de envio e logística

Após a finalização do uso de toners, é preciso reenviá-los ao fornecedor, da mesma forma que o pedido de um novo insumo também gera deslocamento. Nesse caso, o frete deve ser pago duas vezes e também será incluído para calcular o custo de impressão interna.

Estoque de materiais e insumos

O aluguel do metro quadrado pode ter um alto valor, a depender da cidade em que sua empresa está instalada. Ao optar por imprimir seus documentos dentro do espaço da organização, será necessário separar um espaço para abrigar insumos para os equipamentos de impressão.

De acordo com a quantidade de impressoras que sua empresa possui e a demanda de trabalho, o estoque pode tomar um bom espaço, que poderia ser utilizado para outros fins, gerando ainda mais custos para sua organização. Além disso, esse material parado também significa ativo imobilizado.

Treinamento dos colaboradores

Os equipamentos de impressão são caros, e é preciso investir em treinamento para os colaboradores, o que é um custo extra, de modo a prepará-los para o uso da melhor forma possível, evitando qualquer situação que venha a danificar as impressoras e traga prejuízo por má utilização.

Depreciação dos equipamentos

Como as impressoras são bens móveis de propriedade da empresa, ou seja, ativos, a depreciação também se aplica a elas, e muitas organizações não levam isso em consideração. Após um ano de uso, por exemplo, o mesmo equipamento já não tem o valor pelo qual foi adquirido, e sua empresa está perdendo dinheiro aos poucos.

Atualização dos equipamentos

Conforme o tempo passa, algumas de suas máquinas podem acabar se tornando obsoletas ou demandar muita manutenção, o que obriga a empresa a repor essa impressora — mais um custo. A substituição de equipamentos poderá ocorrer a cada dois ou três anos.

Manutenção

Por último, deixamos um dos principais custos normalmente deixados de lado pelas empresas: a manutenção em caso de quebra ou mau funcionamento de uma máquina.

Os equipamentos de impressão são complexos, e, por conta disso e devido à grande demanda que eles podem enfrentar, situações como as falhas mecânicas são comuns e geram a necessidade da presença de um técnico especializado.

A depender do estrago sofrido, a manutenção e substituição de peças da máquina pode sair bem caro, sendo que é preciso não apenas pagar pela reposição de itens, mas também pela mão de obra do técnico.

Determinadas situações podem ser vistas pelo público interno, quando forem mais simples, mas problemas complexos exigem a presença de um profissional qualificado e geram custos extras para a sua empresa.

Vantagens de optar pelo outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão surge como uma opção para minimizar os custos de sua operação, sendo que, ao buscar essa solução, é possível evitar todos os custos citados acima e ainda ganhar por meio de outras vantagens, como:

• redução de custos ─ boa parte dos gastos serão bancados pelo fornecedor das máquinas e de acordo com o contrato estabelecido;
• equipamentos novos ─ as impressoras serão sempre as melhores, atualizadas em relação ao mercado de impressão;
• manutenção ─ com o surgimento de qualquer problema, o técnico do fornecedor se fará presente para sanar a situação;
• redução de estoque ─ tudo que é necessário é enviado pelo fornecedor, evitando a demanda por grandes espaços para armazenamento;
• suprimentos originais ─ o fornecedor garante o uso apenas de insumos de procedência verificada, aumentando a qualidade das impressões.

Como você pode observar, optar pelo outsourcing pode diminuir bastante a necessidade de compras e custos de impressão, garantindo, assim, melhores resultados para a sua empresa e eficiência na gestão de documentos.

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Conheça 5 erros de impressão e como evitá-los

Embora pareça ser uma tarefa simples e corriqueira no dia a dia de atividades de empresas, os erros de impressão são acontecimentos comuns em ambientes corporativos. Esse tipo de ocorrência, quando recorrente, acaba por gerar um grande desperdício de insumos do negócio, pesando bastante no orçamento, sobretudo a longo prazo.

Por esse motivo, conhecer quais os principais erros de impressão e, mais do que isso, saber como evitá-los, é fundamental para otimizar os custos decorrentes dessa atividade e garantir a sustentabilidade dos processos da empresa.

Para ajudar você nesse sentido, preparamos este artigo listando 5 erros a conhecer e evitar. Acompanhe!

1. Cópias feitas com objetos presos às folhas

Ao organizar documentos para fazer cópias, é muito comum que eles estejam agrupados por meio de grampos ou dos conhecidos clipes. Em muitos casos, esses pequenos objetos podem acabar sendo reproduzidos na impressão, deixando-a com um aspecto pouco profissional e sério.

Esse tipo de situação certamente acabará com o descarte das cópias, gerando desperdício. Por isso, ao reunir documentos para fazer cópias, é importante verificar se não há nada junto às folhas, como grampos, clipes, notas adesivas, entre outros itens similares.

2. Erro no carregamento da bandeja da impressora

Outro evento recorrente na hora de imprimir é carregar a bandeja de impressão do equipamento com uma grande quantidade de documentos a serem copiados. Quando isso ocorre, os riscos de que a impressora puxe mais de uma folha e acabe congestionando é bem grande, o que acarretará a interrupção da cópia e consequente desperdício.

Para solucionar esse problema, basta abastecer a impressora sempre com uma quantidade razoável de papéis, analisando se estão devidamente alinhados e se não existem rasuras capazes de atrapalhar o equipamento na hora de puxar.

3. Fila de impressão

A fila de impressão acontece sempre que a impressora recebe diversos documentos a serem impressos e precisa organizá-los para imprimir na ordem certa. No entanto, por falta de papel, falhas na configuração e/ou comunicação, erros podem ocorrer no processo de impressão, interrompendo-o no meio de um documento, por exemplo.

Esse problema tem potencial para gerar uma grande confusão, especialmente em arquivos com muitas páginas, já que a impressora pode interromper uma impressão no meio e iniciar a seguinte, misturando os documentos.

Para não ter esse problema, a dica é verificar as configurações da impressão antes de enviar os documentos. Além disso, enviar os documentos com muitas páginas em partes menores pode minimizar os erros e facilitar a correção.

4. Cópias com papel amassado

Uma situação comum e que às vezes passa despercebida por quem vai fazer uma cópia é o estado do documento a ser copiado. A exemplo, documentos amassados ou rasgados certamente gerarão cópias de má qualidade.

Nesse mesmo sentido, também pode acontecer de o usuário utilizar a bandeja da impressão para fazer cópias de documentos amassados, o que não é nada recomendado, já que a impressora pode acabar atolando e embolando as folhas.

Assim, a dica para evitar esse erro é verificar as condições dos documentos, além de preferir fazer as cópias pela bandeja de vidro do equipamento.

5. Problemas com tinta

O erro no abastecimento de tinta da impressora também é um grande causador de falhas e desperdícios nas impressões. Em muitos casos, a falta de uma ou mais cores, ressecamento ou entupimento dos bicos fazem com que a qualidade da impressão caia bastante, ocasionando o descarte das folhas.

Para evitar esse tipo de situação, é recomendável realizar limpezas no equipamento — por meio de comandos próprios para essa finalidade —, ou mesmo contar com o auxílio de suporte técnico, que pode substituir os cartuchos, quando verificado que algum deles não está perfeito.

Além disso, outra recomendação é a de sempre utilizar tintas e cartuchos de boa procedência, os quais apresentarão maior durabilidade e não prejudicarão o funcionamento da impressora.

Por fim, como foi possível perceber, erros de impressão são eventos bem comuns dentro de empresas e, ao mesmo tempo, bem simples de serem solucionados. Por isso, atentar-se às dicas passadas certamente pode contribuir para um melhor aproveitamento dos serviços de impressão, economizando recursos do negócio e fortalecendo a sustentabilidade.

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