A produtividade é um tema importante no âmbito da gestão, porque causa um impacto significativo nos processos e nos resultados alcançados pelas empresas. Nesse contexto, a organização de documentos está intimamente relacionada ao assunto.
As empresas devem estar cada vez mais atentas a essa gestão, já que a organização e o fácil acesso às informações dentro do ambiente de trabalho contribuem para a eficiência das atividades desenvolvidas pelos colaboradores.
Mas, afinal, de que forma os gestores podem trabalhar para desenvolver a organização de documentos nesse sentido? Neste artigo, você vai encontrar a resposta para as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe e descubra!
Quanto custa uma má organização de documentos?
As empresas perdem muito dinheiro em função da falta de organização documental. No entanto, poucos gestores conhecem e compreendem essa situação. A má gestão de dados é considerada um gap silencioso, o que torna o problema ainda mais preocupante.
Na prática, no ambiente corporativo costumam ser adiadas repetidas vezes o planejamento dos arquivos corporativos. Por outro lado, as consequências são claras – de acordo com dados de uma pesquisa realizada pela 99, os gestores perdem, aproximadamente, um mês de trabalho procurando informações extraviadas.
Outros dados chamam ainda mais atenção, como o fato de os colaboradores gastarem mais de 50% do tempo procurando informações, e 5% a 15% analisando-as.
Nesse cenário, os arquivos físicos tornam-se grandes vilões, pois dificultam o armazenamento e geram a necessidade de realizar fotocópias. O fato, porém, é que ano após ano, cresce de forma significativa o número de documentos físicos que passam pelas empresas. Isso deve chamar a atenção dos gestores que precisam enxergar essa área como um ponto estratégico de seu negócio.
Qual é a importância da tecnologia na gestão documental?
Manter um arquivo físico pode representar altos custos, queda na produtividade e riscos de perda de informações. Imagine que uma perda de nota fiscal eletrônica e dos comprovantes de depósitos do FGTS, que devem ser guardados por 30 anos, pode gerar de multas significativas para a sua empresa.
Já com o uso de tecnologia e ferramentas adequadas, além da organização das informações e armazenamento adequado, a empresa ganha produtividade, reduz gastos e contribui para a otimização dos processos.
Quais os benefícios da digitalização para a produtividade dos colaboradores?
A digitalização do acervo documental da empresa representa uma redução de riscos para o negócio. A seguir, elencamos as principais vantagens dessa prática e os motivos que têm feito as empresas investirem cada vez mais nela.
1. Controle e fácil acesso às informações
Com a digitalização de documentos e migração do físico para o digital, a empresa consegue ter mais controle das informações, bem como acesso facilitado aos dados. Assim, além de eliminar o risco de perda de documentos, também é reduzido o risco de vazamento de dados.
2. Promoção da agilidade do processo de tomada de decisões
Com a possibilidade de acessar documentos e informações em poucos segundos, os gestores e responsáveis pelas tomadas de decisões ganham também agilidade na análise dos documentos. Isso permite realizar análises com mais rapidez, o que impacta diretamente na competitividade e desenvolvimento do negócio.
3. Padronização e automação de processos
Outro aspecto positivo da digitalização de documentos para a produtividade é que ele cria um ambiente onde existe padronização e automação. Assim, os colaboradores conseguem executar processos com mais facilidade, direcionando sua energia e tempo para atividades mais estratégicas.
Na prática, em vez de dedicar tempo procurando documentos extraviados ou organizando papéis, o analista pode trabalhar captando novos clientes e investindo em ações de melhoria para o negócio.
4. Direcionamento do foco dos colaboradores
Diretamente relacionado ao benefício anterior, com a digitalização e investimento em tecnologia a empresa contribui para que existam menos atividades repetitivas e mais tarefas que demandam inteligência.
Isso reflete na redução de gastos com processos repetitivos e direcionamento dos recursos financeiros para atividades mais estratégicas e voltadas para o crescimento da empresa.
Digitalize seu acervo com a Tecnoset
Ao investir em organização de documentos usando soluções digitais, a produtividade dos seus colaboradores vai sofrer um impacto positivo. Além disso, armazenar dados na nuvem aumenta a segurança da informação. Tudo acontece de forma mais rápida, dinâmica e descomplicada.
Hoje, as empresas encontram junto ao mercado diferentes opções de sistemas para o armazenamento e gestão de arquivos físicos e digitais. A Tecnoset, empresa com foco em resultado e qualidade tecnológica, oferece aos clientes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.
Essa solução permite que você ganhe produtividade. Por meio dela, é possível otimizar todo o controle de informações da sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação. Um serviço aprovado e utilizado por diversas empresas de variados portes e ramos de atuação.
Agora que você já sabe qual o impacto da organização de documentos na produtividade dos funcionários, que tal aproveitar para saber mais sobre o GED da Tecnoset? Entre em contato conosco e solicite informações!