Um custo que dificilmente é lembrado dentro das empresas são os realizados para imprimir documentos em geral, o que demanda dos gestores um gerenciamento de impressão.
Afinal, mesmo em tempos de transformação digital e maximização do uso de novas tecnologias, determinados processos ainda dependem de papéis, gerando custos relacionados a insumos e à própria manutenção das impressoras utilizadas.
Por conta disso, investir no gerenciamento de impressão é fundamental para melhorar o controle de custos de sua empresa, e hoje vamos mostrar para você como otimizar esse processo. Acompanhe!
Os erros realizados no gerenciamento de impressão
A falta de controle é um dos principais erros quando falamos em gerenciamento de impressão, sendo que muitas vezes temos um grande número de impressoras distribuídas de qualquer forma pelos setores da empresa.
Dessa forma, é muito mais complicado gerenciar a utilização dessas máquinas e manter seus suprimentos e sua manutenção de forma adequada, sendo que ainda temos questões como filiais em locais diferentes com demanda de impressão simultânea.
Por exemplo, imagine um escritório que tem cerca de 10 computadores e 10 impressoras, sendo que qualquer um pode imprimir o que quiser da forma como achar melhor. Nesse exemplo, não existe nenhum tipo de gerenciamento, o que começa a causar problemas.
Outra falha comum é acreditar que gerenciar a impressão é cuidar apenas dos equipamentos, ou seja, das impressoras. Na verdade, vai muito além disso, sendo que existem questões acerca de suprimentos, manutenção, tintas, o conteúdo impresso e outros pontos a serem verificados.
A impressora deve deixar de ser um bem individual, ou de um setor, para se tornar um bem coletivo, a ser utilizado e cuidado por todos os usuários com o objetivo de aproveitar ao máximo o seu potencial.
Impactos dos erros
Os erros no controle de impressão geram diversos impactos negativos dentro da empresa, sendo que o pior deles é, com certeza, o custo, que pode facilmente se transformar em prejuízos.
O segundo impacto negativo é a indisponibilidade, que prejudica a utilização dos serviços. Quando existe uma série de impressoras ou há falta de controle acerca da manutenção do hardware, acaba-se por ter problemas no momento em que precisa. Esse é um problema oriundo da falta de conformidade.
Por último, temos de citar também a questão da produtividade. No caso do exemplo acima, temos 10 impressoras, mas, na maior parte do tempo, elas ficam inativas, ou seja, improdutivas.
Aqui, uma única impressora poderia ser suficiente para atender a toda a demanda que era suprida pelas 10, ou seja, a empresa em questão tem um gasto extra com a falta de produtividade das soluções adequadas.
A otimização do gerenciamento de impressão
Separamos algumas dicas interessantes sobre como você pode otimizar o gerenciamento de impressão dentro da sua empresa e reduzir ao máximo os impactos negativos da falta de controle.
Investir em hardwares adequados
O primeiro ponto a ser verificado em qualquer projeto de otimização é a questão dos hardwares utilizados atualmente para a impressão. O ideal, quando pensamos em uma impressora, é que ela tenha alta produtividade, garanta o atendimento da demanda e seja gerenciável.
Criar uma infraestrutura adequada
O segundo passo é, com certeza, a criação de uma infraestrutura de rede que permita que todas os computadores tenham acesso ao hardware de impressão e possam utilizar o serviço sem problemas, garantindo a disponibilidade.
Utilizar um software de administração
Outro ponto muito importante diz respeito ao uso de softwares de gestão de impressão. Por meio dessas soluções é possível conferir uma série de indicadores como páginas impressas, recursos utilizados e outros fatores importantes.
A Tecnoset utiliza o NBB, um dos mais confiáveis softwares de gestão de impressão do mercado atualmente, garantindo um controle geral do ambiente e infraestrutura. Lembrando que os dois pontos acima são fundamentais para garantir que o sistema tenha êxito no controle da operação.
Estabelecer um padrão para impressão
Outra ação muito interessante é o estabelecimento de propriedades padronizadas de impressão, configuráveis apenas por um administrador e que determinam as regras para imprimir documentos.
Por exemplo, pode-se predeterminar questões como cores, tipo de papel, modo econômico, entre outras ações que visam manter um padrão entre todas as impressões.
Investir em impressão segura e controle de acesso
Uso de senhas e controle para liberação de documentos em fila também pode ser considerada uma política de controle, uma vez que inibe a utilização do parque de impressão para usos pessoais.
Garanta a disponibilidade
A disponibilidade do serviço de impressão é fundamental, pois evita que os colaboradores percam tempo buscando uma forma de imprimir seus documentos e afetar a produtividade da empresa.
Por exemplo, imagine uma clínica médica na qual são impressas receitas, atestados e outros documentos importantes para pacientes. Espera-se, nesse caso, que as impressoras estejam sempre funcionando e disponíveis.
Caso isso não seja possível, o trabalho dos colaboradores começa a ser prejudicado, pacientes ficam insatisfeitos, existe a geração de filas e uma série de outros problemas para essa empresa.
Buscar o outsourcing
O outsourcing do gerenciamento de impressão é algo muito interessante para aumentar a sua eficácia, uma vez que o prestador de serviços dispõe de uma equipe especializada e expertise sobre como atender, da melhor forma, a sua demanda.
A Tecnoset e o gerenciamento de impressão
A Tecnoset é especializada em gerenciamento de impressão e o principal diferencial da nossa empresa é o quadro de colaboradores. Ele é composto por pessoas especializadas no entendimento e atendimento das demandas de nossos clientes.
Com mais de 29 anos de mercado, sendo 15 deles voltados para a atuação de softwares de impressão, nosso time tem um vasto know-how que permite a entrega de uma boa experiência de consumo de impressão a todos os nossos clientes.
Com todo esse conhecimento disponível, nossos profissionais já têm em mente o que é necessário ao cliente em termos de disponibilidade e infraestrutura na montagem de um parque de impressão.
A Tecnoset conta com quase 300 clientes, nas mais diversas áreas de atuação, como hospitais, indústrias pesadas, universidades, grandes e pequenas empresas com diversas características e demandas diferentes.
Essa expertise em gerenciamento de impressão pode ajudar você e a sua empresa a alcançarem a disponibilidade desejada ao mesmo tempo em que reduz seus custos e desperdícios.
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