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Dicas para organizar o estoque dos centros de saúde

A procura por atendimento em instituições de saúde está cada vez mais alta. Ainda que os casos graves de Covid-19 tenham diminuído bastante, a ocorrência da pandemia colocou muita gente em constante estado de alerta. Estamos investindo mais em consultas, exames e acompanhamento médico – e isso exige de cada centro de saúde uma gestão específica e organizada.

É indispensável que as equipes médicas tenham ao alcance das mãos todos os recursos de que necessitam para prestar um bom atendimento. Quando o estoque de medicamentos e materiais de rotina (como luvas, seringas, gaze e outros) está bem distribuído, cada paciente é auxiliado mais rapidamente, o que garante a eficiência da instituição.

Os pontos positivos da rotina hospitalar se refletem nas finanças, uma vez que, quanto melhor o controle dos recursos, maior é a capacidade de prestação de serviço da organização. Assim, é essencial estabelecer práticas que vão priorizar a gestão de estoque.

Por que organizar o estoque faz tanta diferença?

Independentemente do tamanho da sua instituição, a gestão de estoque é uma das tarefas mais importantes nas instituições de saúde. O setor recebe grandes quantidades de suprimentos médicos que devem ser utilizados dentro da data de validade – e orientados a casos bastante específicos.

Ou seja, não é porque o medicamento existe e está disponível no estoque que ele será utilizado; cada substância e material disposto no estoque de um centro de saúde será utilizado conforme demanda protocolar, de responsabilidade médica.

Por isso, o controle deve ser realizado com base no monitoramento e análise constante dos produtos, incluindo o fluxo de entradas e saídas e passando pelo inventário de perdas e novos requerimentos.

Quando a instituição se debruça sobre meios de organizar o estoque, o retorno financeiro é palpável. A organização gera assertividade nos investimentos, melhor dimensionamento das demandas, exclusão do excesso de materiais dispensáveis e outros benefícios que, logo de cara, diminuem a ocupação do espaço e a perda de dinheiro do centro de saúde.

Trocando em miúdos, um estoque bem gerenciado traz reações positivas em cadeia para as instituições de saúde – e a consequência mais tangível é o sucesso do empreendimento. Por isso, organizar o estoque faz tanta diferença: porque o controle permite a compra e distribuição focada de insumos médicos, evitando estoque parado e a perda de produtos por vencimento do lote, garantindo a disponibilidade dos recursos para uso conforme necessidade.

Dicas para organizar o estoque de maneira eficiente

Manter o seu estoque de insumos médicos atualizados e na quantidade certa para o negócio não é uma tarefa simples: a atividade exige conhecimento técnico tanto dos produtos quanto da própria gestão e planejamento administrativo. Contar com parcerias nessa seara é imprescindível para uma tomada de decisões responsável.

Para organizar o estoque em uma instituição de saúde é preciso:

Fazer inventário dos insumos médicos

Inventariar é relacionar com detalhes os itens do seu estoque. Isso deve ser realizado com certa periodicidade, para que o profissional encarregado de manusear o estoque entenda como é feita a entrada e saída de cada material.

Por exemplo: em determinadas épocas do ano, alguns medicamentos saem mais que outros, como no inverno, a tendência é que remédios para alergias e síndromes respiratórias sejam mais demandados. Entender essas diferenças e a sazonalidade dos produtos ajuda na rotina de trabalho e na programação de estoque a longo prazo.

Estabelecer uma organização intuitiva

Organizar o ambiente onde esses insumos estão alocados tem um peso importante na gestão de estoque. Manter padrões de arranjos facilita o manuseio de medicamentos e materiais para atendimento, facilitando sua localização e evitando o desperdício.

Assim, por exemplo, é possível colocar os produtos com data de validade mais próxima do vencimento em uma localização visível, para serem consumidos primeiro. Da mesma forma, dispor materiais e medicamentos de acordo com sua função pode melhorar o tempo de retirada desses produtos em casos de emergência.

Planejar a reposição dos medicamentos

É um grande erro deixar para repor os insumos apenas quando eles estão em falta – até porque a maioria dos fornecedores não consegue disponibilizar esses produtos de um dia para outro. Eles trabalham com uma programação de forma a atender todos os seus clientes, principalmente quando os medicamentos ou materiais são provenientes de importação.

Uma boa gestão de estoque consegue antecipar as necessidades desses medicamentos e ainda economizar dinheiro. A previsão de demanda evita desperdícios e ainda aumenta a capacidade de negociação da instituição de saúde, que pode encontrar produtos com melhor preço e prazo de pagamento.

Terceirizar pontos de atenção na gestão de estoque

Se é preciso que a pessoa responsável pelo estoque tenha conhecimento técnico do setor, incluindo processos administrativos de estocagem, é recomendável que ela tenha o menor esforço operacional possível, já que lidar com falhas em sistemas e equipamentos de impressão de prontuários, inventários e etiquetas pode onerar incrivelmente a instituição, dado seu “poder desorganizador” na rotina hospitalar.

Dessa forma, terceirizar esses pontos de atenção é algo crucial tanto para o gerenciamento do estoque quanto para a gestão financeira do centro de saúde. Duas possibilidades certeiras para desafogar o setor são o outsourcing de impressão e insumos para etiquetas, exames de imagem e pulseiras hospitalares. Ambas as demandas são fundamentais para o bom atendimento das instituições de saúde e sua ausência pode causar reveses inesperados na qualidade da prestação de serviço.

Não quer correr o risco? Ótimo: já te avisamos que, neste quesito, você pode contar com a gente.

A Tecnoset possui soluções totalmente customizáveis de outsourcing de impressão e materiais relacionados para atender as necessidades da área de saúde de forma personalizada. Fale agora mesmo com um especialista em tecnologia para a saúde e comece a implementar a nossa tecnologia para os seus negócios.

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Como promover automação de TI na empresa?

O desenvolvimento da tecnologia possibilita o avanço dos negócios ao promover rapidez, produtividade, melhoria na comunicação, controle de qualidade e redução de custos gerais. Esses benefícios – e tantos outros – só são possíveis em função da automatização de TI nas empresas.

Ao investir nessa frente, a organização dispõe de softwares, equipamentos e sistemas que realizam tarefas e processos com o mínimo de interação humana. Com a TI, os mais diversos setores passam a utilizar ferramentas cada dia mais sofisticadas visando a otimização dos processos – desde os simples até os mais avançados.

É por isso que vale tanto a pena dedicar tempo – e investimento – ao assunto “automação de TI”. Dependendo de como essa jornada for conduzida, algumas das vantagens são a criação de rotinas ágeis, diminuição da incidência de erros e a manutenção da empresa em alto nível de competitividade.

Isso não é apenas mais uma conversa para vender tecnologia, mas o retrato real da transformação digital. Lidar com a tecnologia pode exigir um certo nível de treinamento, sim, mas é o que vai fazer com que as organizações produzam mais, em menos tempo e com maior nível de segurança.

E nós temos como provar!

De acordo com a Fundação Getúlio Vargas, empresas brasileiras de médio e grande porte investem, aproximadamente, 7,7% de seu faturamento líquido em investimentos voltados à tecnologia.

Além disso, através da utilização de recursos avançados como Inteligência Artificial, Realidade Virtual e Realidade Aumentada, é esperado que 70% das organizações possam experimentar tecnologias imersivas até o final deste ano, segundo o Gartner.

Trocando em miúdos, mais e mais organizações buscam investir na automação dos seus processos e atividades por meio da TI, em especial para os trabalhos repetitivos ou de alta necessidade de precisão, como é o caso do tratamento de dados.

Nesse sentido, a automação de TI torna o ambiente mais moderno e dinâmico, trazendo escalabilidade e velocidade imprescindíveis a qualquer negócio.

Você já começou a transformação digital por aí? Veja as nossas dicas para promover a automação de TI na organização e cumprir esses e outros objetivos de mercado:

#1 Servidor em nuvem

Esse recurso utiliza dados, memória e armazenamento em computadores e servidores hospedados e fornecidos em uma rede de internet, podendo ser acessado sob demanda por vários usuários.

E como automatizar o processo? Simples: em nuvem, ele pode executar todas as funções de um servidor físico tradicional, com mais eficiência operacional à medida que a solução disponibiliza dados em tempo real para diversos dispositivos que só precisam estar conectados à internet.

O servidor em nuvem funciona por meio de virtualização. Trata-se de um conjunto de equipamentos que, sincronizados, armazenam e processam dados de maneira remota. Assim, em vez de montar vários servidores, a estrutura remota não ocupa espaço, representa menos risco e oferece maior disponibilidade.

#2 Sistemas de gestão integrada (ERPs)

Os sistemas de gestão integrada, ou ERPs, fornecem tecnologia capaz de melhorar os processos internos da empresa a partir da integração de atividades de diversos setores, como vendas, finanças, estoque e RH.

O recurso centraliza as informações em uma única plataforma que permite fluxos de dados corporativos simplificados – e facilidade no compartilhamento com pessoas autorizadas. As ferramentas de gestão fazem da coleta e do processamento de dados internos práticas mais precisas, mantendo os registros de transações corporativas em um ambiente centralizado.

#3 Backup remoto

O backup é uma cópia de segurança dos documentos sensíveis. Antigamente, era realizado por meio de pen drive, CDs, HDs externos e – aguenta, coração – disquetes.

Hoje temos o recurso do backup remoto, em que todas as informações são enviadas para um ambiente em nuvem que garante alta confiabilidade das cópias, recuperação de registro e mobilidade de acesso. Com ele os dados podem ser pesquisados de qualquer lugar, bastando ter conexão com a internet e senha do usuário para manuseá-los.

#4 Softwares de monitoramento

Monitorar recursos de TI é uma forma de garantir disponibilidade aos serviços digitais da empresa. Por meio de soluções automatizadas é possível avaliar a segurança e potencial sobrecarga de sistemas e equipamentos de rede, identificando falhas e verificando medidas de otimização.

Isso torna a gestão mais eficaz e pode impactar positivamente a experiência do cliente.

E uma dica extra: invista em terceirização

Cada empresa tem uma razão de existir e uma fatia de participação em seu mercado. Para que seu sucesso seja crescente, a atividade-fim a que se destina deve estar sempre no foco de todas as ações.

Por isso, em vez de gastar tempo e energia da automação de TI, conte com parceiros que sejam qualificados nesse assunto. O outsourcing, que pode ir desde uma consultoria simples até a montagem do parque de equipamentos dedicados às entregas da organização, é a forma mais barata e eficiente de ter um setor de informação altamente capacitado e instrumentos de trabalho funcionando em alta disponibilidade, sempre atuais às exigências de cada mercado.

Quer entender mais como a Tecnoset pode te ajudar nesse quesito? Agende um papo com um de nossos especialistas!

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Imprimir ou não imprimir: o que gera mais economia?

É nessa hora que você responde que “é claro que é não imprimir, isso nem deveria ser uma questão”. Afinal, o “não fazer” gera mais custo que o “fazer”. Será mesmo?

A depender da natureza da sua organização, “não imprimir” não é nem uma alternativa viável. Se você lida com repartições públicas, ambientes hospitalares e varejo, por exemplo, é improvável que passe um dia sequer sem imprimir algum documento, laudo ou nota fiscal.

Por outro lado, em agências de publicidade e escritórios de advocacia, a melhor forma de centralizar e organizar as informações é através da digitalização, uma vez que os dados gerados nesses setores mudam muito rapidamente.

Assim, o “não imprimir” em locais onde a impressão é, digamos, opcional, gera mais que economia: evita o desperdício de recursos. Mas, nas empresas e escritórios públicos que precisam dessa funcionalidade, deixar de contar com a impressão pode culminar em uma gestão da informação desorganizada e desatualizada – e, acredite: nesse caso, o custo com o papel que você deixa de utilizar é o menor de seus problemas…

Por isso a gestão de impressão é indispensável às empresas e órgãos públicos

O que preconizamos, portanto, passa longe da questão sobre imprimir ou não imprimir porque queremos, mas aborda a real necessidade da impressão e, no caso de não imprimir, como criar uma estrutura saudável e eficaz de digitalização de documentos.

Cada entidade conhece sua própria realidade e pode começar a desenhar a melhor estratégia para gerenciar suas informações a partir das demandas diárias. O que não pode ficar em segundo plano é justamente a capacidade de organização de qualquer que seja a escolha feita.

Se os responsáveis chegam à conclusão de que “ok, precisamos imprimir documentos, essa é nossa realidade”, a geração de economia pode se dar na escolha dos equipamentos, negociação do papel, da tinta e demais insumos necessários. Nessa etapa, em vez de gastar com a compra de um parque de impressão, investir no outsourcing – ou terceirização – dessas ferramentas é a possibilidade mais assertiva.

Quando a empresa conta com um fornecedor de impressão (como a Tecnoset), não é preciso se preocupar com o que de fato gera gastos nessa operação, que é o capital para compra de hardware de última geração, manutenção, assistência técnica… Colocando na ponta do lápis, terceirizar essas demandas vai gerar um investimento mensal consideravelmente menor do que bancar a impressão “por conta própria”.

Aliás, muitas organizações tentam deixar a impressão de lado justamente para não ver o orçamento escoar por esses gastos. Só que, ao não preparar as equipes para os processos digitais necessários, elas geram uma enorme “bola de neve” de custos infinitos.

Ajudar o gestor a entender o que não fazer para dar ao que é feito mais eficácia, economia e segurança também é função de uma consultoria de TI especializada em outsourcing de impressão.

O outsourcing é precursor da economia, produtividade e sustentabilidade

Se sua organização ainda não sabe como decidir pela impressão ou não, ou pela terceirização desse recurso, temos uma coisa para te dizer: nem só de economia vive essa modalidade de negócio. O outsourcing – de impressão, no caso – ainda ajuda à gestão a aumentar o potencial produtivo das equipes e gerar sustentabilidade visível aos públicos interno e externo.

Funciona assim: se sua empresa precisa imprimir e quer economizar, ao terceirizar a impressão ela não vai precisar se descapitalizar na compra dos equipamentos ou gastar tempo escolhendo instrumentos de trabalho. Com o outsourcing a organização vai ter tecnologia de ponta sempre disponível, através dos melhores equipamentos e de manutenção preventiva para aumento de vida útil.

Assim, foge-se também da questão da obsolescência programada, que é quando um hardware sai da fábrica já com “data de validade”. Ao contratar o outsourcing de impressão , você lida com uma ferramenta de trabalho sempre atualizada que já foi adquirida por um fornecedor especializado.

Em outras palavras, não engaja a empresa na compra de algo que pode, daqui a pouco, virar material obsoleto e até mesmo lixo eletrônico. O meio ambiente agradece.

Se sua empresa não precisa imprimir, ou imprime pouco no dia a dia, o outsourcing de impressão pode ser útil para gerenciar essas demandas e, sempre que preciso, prestar consultoria na organização que a prática pede.

Ao contar com essa ajuda especializada, sua equipe gasta menos tempo tentando localizar informações importantes e urgentes, investindo o recurso na sua atividade-fim, que é o que realmente importa.

A Tecnoset atua justamente aí: na otimização do que realmente importa

Quando te ajudamos com a gestão de impressão nós não estamos, apenas, disponibilizando algumas impressoras e tentando te falar onde guardar seus arquivos. Nossos especialistas querem, na verdade, ajudar os seus especialistas a manter o foco no resultado e no propósito da sua empresa.

Afinal, não tem muito para onde correr sem o acompanhamento de gente que entende das especificações de uma demanda operacional, certo? Qualquer estratégia sem conhecimento técnico pode fazer uma ação de milhões gerar resultados de centavos.

Toda empresa séria merece saber o que gera mais economia em sua rotina de atividades e, quando o assunto é TI, nós podemos e vamos te ajudar a descobrir seus gargalos e resolver tais problemas. Entre em contato para saber mais sobre nosso outsourcing de impressão e consultoria em arquivos digitais.

Você também pode baixar gratuitamente nossos materiais sobre esses e outros assuntos relacionados aos nossos serviços em gestão da informação e também falar com um de nossos especialistas! Estamos te esperando!

Como a tecnologia pode acelerar o crescimento da sua empresa

Já tem algumas décadas que as novas tecnologias têm impactado os negócios. Mas, nos últimos dois anos, essa realidade aumentou ainda mais. Diversas empresas, não somente no Brasil, entenderam a necessidade de utilizar as tecnologias como um meio para processos mais ágeis e seguros.

Além disso, novos projetos saíram do papel e estão conquistando a atenção de grandes players do mercado, por sua inovação e possibilidade de acelerar o crescimento de empresas em tempo recorde. Para falar mais sobre o assunto, criamos este artigo. Não deixe de acompanhar e boa leitura!

Em busca de uma gestão inteligente

As empresas têm buscado cada vez mais por uma gestão com respostas rápidas, com menos erros, levando sempre em consideração segurança e a possibilidade de crescimento econômico de maneira sustentável.

Com isso, o uso de novas tecnologias tem sido uma forma de colocar uma gestão mais inteligente de pé. Isso porque a tecnologia possibilita que o trabalho operacional seja realizado pela tecnologia, enquanto o trabalho mais estratégico fica na mão dos colaboradores.

Isso permite uma rotina mais leve, com melhor engajamento dos times, além de diminuir o tempo em espera de demandas e otimizar as tarefas do dia. Tudo isso ajuda para o crescimento da empresa.

Vale lembrar a importância da análise de dados para o futuro do mercado, com necessidade de tecnologias capazes de captar e organizar dados, para que eles se tornem informações valiosas. Assim, já é possível imaginar como a transformação digital pode ajudar a acelerar o seu negócio.

Algumas tecnologias que podem te ajudar

Digitalização de documentos

A digitalização avançou nos últimos anos, especialmente com o Decreto Federal n° 10.278, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais, regulamentando normas para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que os originais em papel.

As empresas, finalmente, têm entendido a importância da digitalização de documentos, sendo este um passo importante para a transformação digital, pois auxilia na consulta de informações, evita a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos e torna os processos mais seguros.

Admissão Digital

Outra solução que veio para deixar processos ainda mais ágeis e liberar equipes para focar em demandas mais estratégicas com foco na área de recursos humanos, foi a admissão digital.

Com ela, o colaborador participa de todo o processo de onboarding de maneira ativa, contando com validações, visualização de processos em kanban, check-lists personalizados e possibilidades de integrações. Para uma área tão operacional como o RH, ferramentas que ajudam na automatização são verdadeiros combustíveis para acelerar a sua empresa.

Lembrando, inclusive, que quanto mais o RH se torna estratégico, mais os colaboradores se sentem valorizados e reconhecidos.

Outsourcing de impressão

E pode parecer contraditório falar em novas tecnologias e abordar o tema de impressões. Mas a verdade é que elas ainda são parte integrante do dia a dia das empresas, especialmente quando falamos em documentos médicos e formatos como etiquetas para a indústria. Esse serviço possibilita que a sua empresa escale sem investir em equipamentos.

Além disso, o seu parceiro de outsourcing de impressão ficará responsável pela atualização tecnológica. Assim, a sua empresa destina esforços ao que realmente importa, liberando o time de TI para outras tarefas, enquanto especialistas em impressão focam nisso.

Por isso é tão importante analisar bem as opções tecnológicas existentes e entender o que mais faz sentido para o momento e para as dores do seu negócio. Afinal, a tecnologia não tem o objetivo de fazer todo o trabalho, mas de ajudar a otimizar as demandas do dia a dia e propor alternativas mais inovadoras para você e sua equipe.

Se você acredita que a sua empresa pode crescer ainda mais através da transformação tecnológica, entre em contato com a gente! Somos especialistas no assunto, com mais de 30 anos de mercado, atendendo grandes marcas do mercado!

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Como acelerar a transformação digital na sua gestão pública

Desde 2020, a tecnologia tem acelerado com várias oportunidades. Algumas já estavam em desenvolvimento, ou passaram por melhorias, enquanto outras foram desenvolvidas para resolver problemas específicos que foram identificados no momento de crise.

Mas com toda certeza, o que mais vimos foram processos físicos migrando para o digital, com mais segurança e agilidade. Tudo isso graças à tecnologia. E na esfera pública, não foi diferente. O governo brasileiro se modernizou muito nos últimos dois anos e tem buscado melhorar ainda mais o seu relacionamento com o cidadão, com processos cada vez menos burocráticos.

Para entender mais sobre essa transformação digital e como a gestão pública pode acelerar ainda mais os seus resultados, confira este artigo sobre o assunto que criamos para você!

O caminho até aqui

A gestão pública sempre foi conhecida pelos processos morosos, pela grande quantidade de burocracia e sua falta de abertura para novos processos. Isso mudou nos últimos anos e estamos experimentando uma grande mudança.

Ao olhar para o antes e depois, especialmente com a crise sanitária de 2020, veremos uma gestão pública mais preocupada em agilizar processos, seja pela necessidade de digitalização, ou pela busca de um novo relacionamento com o cidadão.

A própria legislação tem avançado nesse sentido, como é o caso do Decreto nº 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados.

Olhar para esse caminho só reforça o quanto a gestão pública tem avançado rumo a uma transformação digital de verdade!

Como acelerar a transformação digital

Como já vimos até aqui, muitas coisas mudaram. Mas, como é possível acelerar a transformação digital na gestão pública? Selecionamos três soluções capazes de mudar a rotina de qualquer setor público. Vamos lá?

Em primeiro lugar, acreditamos fortemente na digitalização de documentos como uma forma de tornar processos mais ágeis e iniciar uma gestão paperless, isto é, com menos documentos físicos. Por isso, aposte em uma solução que possibilite a conversão desses documentos em digitais, levando sempre em consideração a validação jurídica desses documentos, bem como o armazenamento posterior em nuvem, com um sistema seguro.

Vale reforçar que não estamos apenas falando em digitalizar o documento, mas em remodelar a gestão atual, apostando na tecnologia como principal aliada. Isso permite que documentos físicos sejam descartados, desde que em conformidade com as legislações vigentes, assim como entrega mais agilidade para o cidadão e na rotina do funcionário público.

Em segundo lugar, temos o Wi-Fi Inteligente. E não estamos falando aqui apenas de uma simples rede sem fio, mas de uma solução completa capaz de estreitar os laços entre a sua gestão e o cidadão, oferecendo comunicações diretas no celular com possibilidade de personalização, aplicação de pesquisas diversas, disparo de informativos de acordo com o público escolhido e muito mais! Tudo isso com uma infraestrutura de rede compatível e totalmente escalável.

E por último, mas não menos importante: a impressão móvel. Embora a gestão paperless esteja cada vez mais forte, o governo ainda precisa imprimir documentos nos mais diversos formatos. A impressão móvel permite que qualquer funcionário, independente da localidade, imprima documentos utilizando apenas o seu celular. Isso ajuda para que a rotina não seja interrompida.

Além disso, é importante verificar se esse tipo de solução conta com um sistema de armazenamento em nuvem que seja seguro e que garanta o monitoramento do que está sendo impresso, bem como quem está fazendo a solicitação de impressão.

Indicando um parceiro

O que apresentamos até aqui é apenas uma parte das soluções que podem ser utilizadas como forma de acelerar a transformação digital na sua gestão pública. Sendo assim, é quase impossível lidar com tudo isso sozinho. A melhor opção é garantir um parceiro que esteja ao lado, com qualidade e toda segurança necessária.

A Tecnoset é uma empresa com pouco mais de 30 anos de mercado, com foco em transformação digital. Atuamos em diversos segmentos no setor público e privado. Nossas soluções podem ser aplicadas em instituições de saúde, de educação e no dia a dia de qualquer rotina no setor público.

Para saber mais sobre essas e outras soluções que oferecemos, entre em contato com um de nossos consultores, sem compromissos. Assim, você entenderá como podemos ajudar a sua gestão pública a acelerar processos e se posicionar como referência no Brasil.

Leia também: Digitalização de documentos no setor público: preciso contratar um prestador de serviços?

Automação da gestão documental: entenda os benefícios

A organização de processos é fundamental para garantir uma rotina mais eficiente e melhores resultados para as empresas. Isso porque mantém tudo em ordem e atualizado. Um fluxo de informações que funciona com eficiência entrega mais produtividade para toda a empresa.

Com o avanço de soluções tecnológicas para auxiliar nas demandas documentais, tornou- se muito mais fácil falar em automatização da gestão documental. Para entender melhor sobre o assunto, criamos este artigo. Confira abaixo!

O papel da automação

Alguns negócios ainda são resistentes à automação de processos, pois acreditam que colaboradores conseguem gerenciar melhor as demandas em relação às máquinas. Porém, sabemos que isso não se aplica na vida real. Primeiro que existem muito mais limitações humanas para gerenciar documentos, incluindo erros humanos. Além disso, esse tipo de pensamento compromete a cultura da empresa, que fica presa em processos ineficientes e cansativos, comprometendo o bem-estar dos times e, consequentemente, a produtividade do negócio como um todo.

Vale sempre lembrar que a gestão documental é custosa também. Além do volume de trabalho, que já mencionamos anteriormente, é preciso dispor de grande espaço físico para armazenar arquivos, sem contar a manutenção periódica desses espaços, que estão sujeitos a riscos como umidade e incêndios.

Sendo assim, quando falamos em automatizar a gestão documental, estamos falando muito mais do que agilizar processos – que por si só já seria um grande ganho. A automatização gera ganhos que vão além, como a própria mudança de cultura da empresa.

Formas de automatizar a gestão de documentos

Antes de automatizar qualquer tipo de processo interno, é fundamental saber como eles funcionam e ajustar o que for necessário antes, evitando maiores problemas.

Afinal, já pensou se alguma etapa está deixando de ser feita e isso reverbera para uma solução tecnológica que irá escalar as demandas atendidas no dia? O número de erros com certeza causaria maiores dores de cabeça e mais tempo para resolução.

Uma das formas de automatizar processos é através da digitalização. Como já falamos, o espaço de armazenamento físico é oneroso, além de não ser seguro. Então, este seria um dos primeiros passos para automatizar a gestão de documentos.

Leia aqui para entender mais sobre a digitalização de documentos!

Vale a pena procurar por um software de gestão de documentos capaz de suprir as suas necessidades presentes e futuras. Dê preferência a uma solução capaz de criar, capturar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir conteúdos relacionados a processos organizacionais.

Como sempre informamos, não adianta apenas fazer o processo de digitalização de documentos por si só, é preciso buscar maneiras de organizar todas essas informações de forma segura, entregando flexibilidade no dia a dia de trabalho.

Benefícios

Alguns benefícios já foram mencionados anteriormente e ficou claro como a automatização da gestão documental é importante dentro de empresas de diversos setores. Ainda assim, trouxemos uma lista com as principais vantagens:

1- Eficiência: Automatizar processos permite que a rotina seja mais fluida para todos os colaboradores e mantém o ambiente de trabalho organizado.

2- Flexibilidade: Através de soluções tecnológicas, é possível acessar as informações de onde estiver, tudo graças as informações centralizadas.

3- Segurança – Item importantíssimo quando falamos em documentação, a automatização entrega camadas de segurança, quando o negócio possui as soluções certas em mãos. É sempre importante notar se a solução contratada atende a LGPD e demais legislações vigentes.

4- Colaboração: Automatizar processos gera mais aproximação entre os times, pois eles tendem a colaborar mais durante o dia a dia, especialmente pela facilidade de encontrar informações.

5- Crescimento econômico – E claro que com tantos benefícios, a sua empresa consegue crescer muito mais em menos tempo, sem abrir mão, claro, da qualidade.

Se você quiser entender como colocar tudo isso em prática, venha conversar com a gente. A Tecnoset tem mais de 30 anos no mercado, atendendo grandes players quando o assunto é transformação digital.

Leia também: Gestão de tempo para equipes de alta performance

Assinaturas eletrônicas: perguntas e respostas

Cada vez mais se fala em digitalização! Afinal, nos últimos anos demos grandes passos rumo à transformação digital em larga escala. Com a necessidade de se reinventar e buscar formas mais inteligentes, mas ainda seguras, de processar informações, a legislação passa a olhar com mais cuidado para os documentos digitais.

Dentro do assunto, a assinatura eletrônica é uma forma de validar as informações em um documento digital, dando a ele o mesmo valor jurídico que um documento físico. Sendo assim, como saber que uma assinatura eletrônica tem validade jurídica? Existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Trouxemos essas e outras perguntas para te responder ao longo do tempo, vamos lá? Boa leitura!

Tirando as dúvidas sobre assinatura eletrônica

Sabemos que o mundo mudou e é natural ter dúvidas sobre tecnologia mesmo na Era Digital. Para ajudar a tirar algumas dúvidas sobre assinaturas eletrônicas e possibilitar que o seu negócio cresça ainda mais com ajuda da digitalização, preparamos 9 perguntas e respostas sobre o tema. Confira:

O que é a assinatura eletrônica?

É uma tecnologia que consiste na assinatura de qualquer documento eletrônico e possui validade jurídica. Ela equivale a uma assinatura de próprio punho e utiliza criptografia capaz de vincular o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado, garantindo a sua integridade.

Quais os tipos de assinaturas eletrônicas?

Elas podem ser simples, avançadas e qualificadas. As assinaturas eletrônicas simples são aplicadas em transições menores, a fim de assegurar a credibilidade do acordo. Ela é menos complexa, por isso esse nome, e emprega menos recursos em tecnologias de segurança de dados. Já a avançada é utilizada quando é necessário associar uma assinatura a uma identidade. É indicada quando há mais riscos envolvidos e tende a ser utilizada por bancos. Já a qualificada é o patamar mais alto de assinaturas eletrônicas e utiliza o certificado digital ICP-Brasil, sendo aplicável em todo tipo de transação ou documento.

O que garante a segurança de uma assinatura eletrônica?

Vários elementos são utilizados para confirmar a autoria em um documento digital. Um exemplo é a autenticação por e-mail, através de características eletrônicas exclusivas de um computador ou do usuário que garantem a comprovação de subscrição.

Existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Sim. Apesar de possuírem nomes semelhantes, não são a mesma coisa. A assinatura eletrônica se refere a qualquer assinatura realizada em ambiente virtual para identificação de autoria de documentos ou outros instrumentos virtuais. Entretanto, a assinatura digital é uma espécie dentro do que entendemos como assinatura eletrônica.

Um documento nato digital com assinatura eletrônica válida possui o mesmo valor de um documento físico?

De maneira geral, sim. Os documentos que já nasceram digitais possuem validade legal igual aos documentos físicos. Existem exceções, caso haja alguma peculiaridade legislativa ou procedimento administrativo que exija documentação em papel.

A assinatura eletrônica expira depois de algum tempo?

Caso a assinatura possua Carimbo de Tempo, que atesta hora e data da autenticação, ela é vitalícia. Caso contrário, a vigência da assinatura durará até o vencimento do Certificado Digital do signatário.

Quais as vantagens que a assinatura eletrônica oferece?

Além de serem legalmente válidas, como vimos, são muito mais eficientes se comparadas com assinaturas físicas, que deixam os processos menos seguros e mais morosos, além de ajudar a reduzir custos, afinal não é preciso imprimir ou enviar documentos para outras cidades ou estados para assinatura.

Em quais documentos posso utilizar assinatura eletrônica?

Não existem restrições legislativas para o uso de assinatura eletrônica, podendo ser utilizada para chancelar a autoria em diversos documentos como: contratos de prestação de serviços, documentos médicos diversos, folhas de pagamento, matrículas escolares, contratos de compra e venda e muito mais.

Minha empresa precisa de um parceiro para lidar com as assinaturas eletrônicas?

Se a sua empresa trabalha com um alto número de documentos e precisa constantemente validá-los, é importante sim contar com um parceiro de assinaturas eletrônicas. Mais do que isso, com um parceiro de digitalização. Isso entrega mais agilidade nos processos e garante segurança. Apesar de parecer simples, assinaturas eletrônicas demandam sistemas com várias camadas que precisam entregar segurança de informações em vários níveis.

Além disso, e depois? É preciso pensar em como centralizar toda a documentação e em casos de digitalização fazer o descarte adequado dos documentos de acordo com as legislações vigentes. Tudo isso precisa ser bem planejado e estruturado. A assinatura eletrônica é a ponta de toda uma transformação digital.

Quer saber mais sobre o assunto? Faça o download do nosso Guia Prático da Transformação Digital.

Digitalização digitalizar gestão pública

5 motivos para a sua instituição pública digitalizar documentos

A digitalização tem papel fundamental para desburocratizar processos e reduzir custos. Com o avanço tecnológico, essa solução ganhou tanto espaço que novas legislações surgiram para acompanhar a transformação. Um exemplo é o Decreto nº 10.278, publicado em março de 2020 pelo Governo Federal que dita as regras de validade, uso e armazenamento de documentos digitalizados.

Mas será que vale a pena aderir à digitalização? Separamos 5 motivos que vão te mostrar que a digitalização é o melhor caminho para a sua gestão pública. Boa leitura!

Confira os motivos para digitalizar

Abaixo você confere 5 motivos para adotar a digitalização na sua gestão pública!

Entrega mais segurança

Algumas pessoas ainda se sentem inseguras com documentos digitalizados, mas a verdade é que eles estão muito mais protegidos do que os documentos físicos. Além de contar com todo um sistema capaz de bloquear ameaças externas e vulnerabilidades, concede acesso a pessoas específicas e evita a perda de documentos.

Redução de custos

Com a digitalização, diversos gastos desnecessários são cortados, como excesso de impressões, cópias, remessas e até mesmo a necessidade de espaço físico para atender uma grande quantidade de arquivos físicos.

Ao adotar uma gestão paperless, os custos operacionais serão significativos, mesmo que a utilização de impressões seja uma necessidade. A questão aqui não está em abolir a impressão, mas diminuir a sua necessidade.

Otimiza processos

Com certeza não podemos falar em digitalização sem falar sobre a otimização de processos que essa solução entrega. Sem a necessidade de ficar buscando documentos físicos, o trabalho rende muito mais!

Redução de burocracias

E por falar em otimização de processos, é claro que isso impacta diretamente em uma redução de burocracias, especialmente dentro do setor público. A digitalização de legado, inclusive, é uma excelente porta de entrada tanto para a transformação digital em prefeituras, como para melhorar os processos adotados na gestão pública como um todo.

Banco de dados

Geração de banco de dados confiável é o que qualquer instituição pública ou privada deseja, pois é um diferencial que entrega estratégia, com possibilidade de fazer cruzamento de dados ricos. Outra possibilidade é mostrar a situação dos funcionários e dos cidadãos, facilitando a busca por informações.

Claro que essas são apenas algumas vantagens da digitalização de legado. É importante reforçar que ela vai muito além de apenas transformar arquivos físicos em digitais, existindo procedimentos específicos para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Como digitalizar documentos na minha prefeitura?

A melhor maneira para digitalizar documentos com segurança é contando com um parceiro de transformação digital. Embora as legislações vigentes dêem uma ideia de tudo que pode ou não pode ser feito, muitos detalhes precisam ser seguidos à risca. Deixar esse assunto na mão de especialistas poupa tempo e dinheiro, evitando maiores problemas no futuro.

A Tecnoset, com mais de 30 anos de mercado, está pronta para ajudar a sua Instituição Pública na digitalização. Quer saber mais? Entre em contato com a gente, sem compromisso!

Sua empresa está preparada para 2022? Faça o teste!

O ano já começou, mas ainda dá tempo de rever o planejamento para a sua empresa avançar mais rápido e com lucros maiores. Com o avanço tecnológico que estamos vivendo, de IA avançada, passando por NFTs e Metaverso, é fundamental buscar soluções tecnológicas para otimizar os seus resultados corporativos.

Por isso, trouxemos aqui um resumo do que acreditamos ser essencial para a sua empresa encarar 2022 com processos mais ágeis e resultados mais assertivos. Boa leitura!

Descubra se a sua empresa está preparada para 2022

Para cada pergunta, responda sim ou não. Guarde as suas respostas e confira o resultado ao final deste teste. Vamos lá?

A sua empresa conta com uma gestão eficiente de documentos?

Para garantir agilidade nos processos, é preciso contar com uma gestão de documentos que minimize atritos, especialmente se o seu negócio conta com uma grande quantidade de documentos.

Além de possuir uma solução que seja 100% web, capaz de disponibilizar criação, captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e distribuição de conteúdos, se faz necessário ter ao lado um parceiro para apoiar na sua digitalização de legado.

Entenda melhor qual é o impacto da organização de documentos na produtividade dos funcionários.

A admissão é simples e 100% digital?

Nos últimos anos, contar com uma ferramenta que otimize os processos do RH é imprescindível, especialmente em empresas que atuam em modelo híbrido e/ou remoto.

Uma ferramenta de admissão também entrega mais autonomia para os colaboradores, que participam do onboarding ativamente.

Na Era Digital, a sua gestão de impressão é otimizada?

Empresas que contam com impressão de documentos, etiquetas e rótulos, além de outros formatos, precisam ter uma gestão eficiente, capaz de fazer revisões periódicas nos equipamentos, gerenciar insumos, contar com um time de técnicos especializados e muito mais!

Por isso, o ideal é possuir um parceiro de outsourcing de impressão. Além da sua empresa não precisar investir em equipamentos, contará com todo apoio necessário para uma gestão de impressão otimizada.

A sua infraestrutura de rede é escalável e segura?

Para contar com soluções tecnológicas mais avançadas, é importante que a sua empresa possua uma infraestrutura de rede escalável e segura. Isso garante o crescimento tecnológico, a exemplo do IoT ou Wi-Fi Marketing.

A sua empresa conhece a fundo o perfil dos clientes?

E por falar em Wi-Fi Marketing: a sua empresa conhece a fundo os clientes? E estamos falando aqui de dados reais, coletados e analisados para gerar estratégias mais sólidas, bem como pautar as decisões em análises estratégicas.

Uma solução tecnológica que pode auxiliar é o Wi-Fi Marketing, capaz de conectar clientes e colaboradores, entregando insights através de dados, tudo em conformidade com o marco civil da internet e a LGPD.

Resultado final

Agora, é hora de avaliar se a sua empresa está preparada para 2022. Para cada resposta “ sim”, considere +1 ponto. Para cada resposta “não”, considere 0 ponto.

Se você marcou mais de 4 pontos: Parabéns! A sua empresa entende a necessidade de ter processos mais claros e ágeis e utiliza as soluções tecnológicas a favor do negócio. Talvez um ajuste ali e aqui possam potencializar os resultados ainda mais!

Se você marcou 2 ou 3 pontos: Precisa melhorar! Vocês estão avançando, mas precisam de mais uma ajuda quando o assunto é tecnologia. Isso irá trazer uma rotina mais fluida, processos mais seguros e, consequentemente, colaboradores e clientes mais satisfeitos.

Se você marcou menos de 2 pontos: Temos um alerta vermelho! Cuidado, pois a sua empresa pode estar empurrando processos com a barriga, deixando a segurança de lado e as oportunidades de lado. Lembre que o seu concorrente está sempre de olho no horizonte e você não quer ficar para trás, concorda?

Se você quer implementar as soluções contidas neste teste, entre em contato com a gente! Com mais de 30 anos no mercado, estamos prontos para atender todas as suas necessidades com segurança e agilidade.

Conectividade na educação pública: o que muda com o 5G

O 5G está chegando com a promessa de revolucionar a forma que nos conectamos, com uma conexão fluida suportando muito mais aparelhos com menos consumo de energia. Essa é uma oportunidade para diversos segmentos, incluindo educação. Especialmente quando falamos em educação pública.

A previsão é que o 5G conecte 85% das escolas brasileiras até 2028, segundo o ministro da comunicação. Além de entregar mais conexão dentro das escolas, o que mais podemos esperar para os próximos anos no Brasil? Criamos este texto para falar mais sobre o 5G e como ele será fundamental para a educação pública brasileira. Boa leitura!

Entendendo o 5G

Antes de falar sobre a conectividade na educação pública, é importante deixar claro o que é o 5G. Vamos dividir a explicação em 4 pontos fundamentais sobre essa tecnologia:

Velocidade

A largura de banda do 5G é maior, o que significa um salto de conexão 30 vezes mais rápido. Com isso, teremos novas possibilidades, já que um vídeo extenso que demora hoje 2 minutos para carregar, passará a carregar em menos de 3 segundos.

Latência

A latência também será maior, que nada mais é do que o tempo de resposta. Imagine que quando você dá um comando no computador ou dispositivo móvel, ele encaminha esse dado, que é processado, e então devolve a ação. Como esse tempo será muito reduzido, não iremos perceber mais a diferença entre interagir com a própria máquina.

Conexões simultâneas

Com o 5G, uma única antena será capaz de se conectar a uma quantidade grande de dispositivos. Isso possibilitará o uso de mais dispositivos móveis conectados ao mesmo tempo, sem perder a velocidade e latência. Isso será favorável, inclusive, quando o assunto for IoT.

Eficiência energética

Comparada com o 4G, o 5G terá eficiência energética 100 vezes maior. O que significa que mesmo com conexões simultâneas, haverá economia de energia se comparado com a tecnologia que temos atualmente. Uma informação muito positiva quando falamos sobre responsabilidade ambiental, inclusive.

5G e educação pública

Mas afinal, o que podemos prever sobre o 5G na educação pública? Além de se beneficiar com uma internet com todas as características descritas acima, o que possibilitará uma metodologia de ensino mais globalizada e dinâmica para alunos da rede pública, os avanços tecnológicos permitirão que soluções tecnológicas sejam introduzidas com maior facilidade no dia a dia dos alunos.

Um exemplo é o Wi-Fi Marketing, que permite análise de perfis de acordo com os dados coletados, envios específicos de comunicados para alunos e responsáveis, informações sobre eventos, data de provas e demais atividades escolares, e até aplicação de pesquisas de satisfação, o que garante estratégias mais assertivas dentro de escolas e dá maior visibilidade para a prefeitura que utiliza, se aproximando do cidadão.

Além disso, é possível conectar diversos dispositivos à rede sem fio, fazendo o controle de acessos de maneira remota através de uma plataforma que concentra as principais informações. Assim, as instituições de educação poderão se modernizar mais rapidamente, com processos automatizados.

E a segurança das informações oferecidas pelo WI-FI Marketing para alunos e demais usuários é garantida, evitando o vazamento de dados e problemas jurídicos, uma vez que o parceiro escolhido seja de confiança .

Atualmente, um dos maiores empecilhos para que escolas e universidades públicas se modernizem quando o assunto é conectividade é a impossibilidade de investir ou ampliar a sua infraestrutura de rede, passo fundamental para garantir soluções mais avançadas como o Wi-Fi Marketing. Com o 5G, o cenário permitirá avanços rápidos e otimistas.

Para saber mais sobre como garantir uma experiência completa em instituições de ensino da rede pública, fale conosco. Sem compromisso, você entenderá melhor como impactar a vida do cidadão e posicionar o seu governo como referência no Brasil!

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